Blogs over secretariaatszaken

Bloggen…

Blogs. Cadeautjes weggeven, hoe leuk is dat?

Niet iedereen vindt elk cadeautje even leuk of even nuttig. Maar je mag ervan uitgaan dat de gever zijn of haar best heeft gedaan om iets passends voor je vinden.
Iets delen waar je goed in bent is net zoiets als cadeautjes weggeven. En ik deel graag iets met anderen.

Heb je opmerkingen, aanvullingen, suggesties? Laat het vooral even weten via onze contactpagina!
Wil je op onze mailinglijst voor blogs opgenomen worden?
Blogs

 

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

Tips voor effectieve beursdeelname

Tips voor effectieve beursdeelname

tips voor effectieve beursdeelname
Komen de klanten niet vanzelf naar je toe of wil je graag uitbreiden en je wilt nieuwe bronnen aanboren? De meeste mensen hebben een hekel aan koud bellen oftewel koude aqcuisitie en willen ook liever niet koud gebeld worden. Deelnemen aan een beurs kan dan een optie zijn om heel veel potentiële klanten te ontmoeten in een relatief kort tijdbestek.
Overweeg je om zelf te gaan deelnemen aan een beurs? Dan ben je misschien op zoek naar tips voor effectieve beursdeelname.

Want: hoe pak je dat nu effectief aan? Wat maakt dat die beurs voor jouw bedrijf succesvol wordt? Waar moet je allemaal op letten?
Als je wilt gaan deelnemen ga je waarschijnlijk ruim van tevoren bezig met het plannen van je stand en de focus van je marketing.

Maar als je een mooie stand hebt en de relaties die je daar graag wilt binnenhalen vinden je niet, dan is dat niet echt zinvol!

Ook als je niet zelf een stand op de beurs hebt en je wilt wel je relaties ontmoeten of nieuwe contacten leggen, zul je een plan moeten hebben. Want zomaar kris kras zonder plan rond gaan lopen op een beurs, is niet wat bedoeld wordt met effectieve beursdeelname!

Waar moet je nu allemaal op letten om een effectieve beursdeelname te hebben?

Wat zijn de voordelen van een beurs boven bijvoorbeeld koude aqcuisitie?


contact

Hulp bij beursdeelname

Hulp bij beursdeelname

Ga je zelf deelnemen aan een beurs?
Dan ben je waarschijnlijk ruim van tevoren bezig met het plannen
van je stand en de focus van je marketing.
Maar als je een mooie stand hebt en de relaties die je daar
graag wilt binnenhalen vinden je niet, dan is dat niet echt zinvol!
Ook als je zelf niet een stand op de beurs hebt en je wilt wel je relaties ontmoeten, zullen ze toch moeten weten dat je er bent!

Wil je hulp bij het organiseren van de beurs?
Schakel Uw Eigen Secretariaat in voor hulp bij beursdeelname:

  • relaties uitnodigen
  • relatiekaarten toesturen of mailen
  • mailing voor de beurs versturen, verwerken en rubriceren


contact

Hulp na de beurs

Ook het digitaliseren van de visitekaartjes en andere contactgegevens die je op de beurs krijgt, nemen wij je graag uit handen.

  • digitaliseren
  • mailing ma de beurs versturen, verwerken en rubriceren
  • nabellen van personen op de mailinglijst en inplannen van afspraken

hulp bij beursdeelname

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

post

RegioFM op de koffie bij Nelly Boer

op de koffie

RegioFM OP DE KOFFIE BIJ NELLY BOER

SIDDEBUREN – Op de Koffie heeft voor deze krant een gesprek bij Uw Eigen Secretariaat aan de Hoofdstraat 170 in Siddeburen. We willen graag meer weten over dit groeiend bedrijf voor diverse Secretariële ondersteuning en worden hartelijk ontvangen door Nelly Boer, eigenaresse van Uw Eigen Secretariaat.

NELLY, VOOR WIE JOU EN JE BEDRIJF NOG NIET KENT GRAAG EEN INTRODUCTIE? Iedereen heeft wel min of meer een idee van wat een secretaresse allemaal kan doen. Het bijzondere is dat wij volledige secretariële ondersteuning vanaf onze eigen werkplek geven. Dat noemt men ook wel Virtuele Assistente.
Dat betekent dat een ondernemer of organisatie die ons inhuurt, geen werkplek voor een secretaresse hoeft in te richten, maar wel 52 weken per jaar de beschikking heeft over een ervaren secretaresse en alleen hoeft te betalen voor de tijd die daadwerkelijk gebruik wordt gemaakt van onze diensten.

HOEZO 52 WEKEN PER JAAR? HEB JE DAN NOOIT VAKANTIE? Jawel hoor! Maar wij werken met een team, waardoor we beschikbaarheid kunnen garanderen. Dat is ook onze kracht! Hierdoor worden we ook vaak ingezet door klanten die maar af en toe onze hulp nodig hebben, maar wel graag steeds willen terugvallen op hetzelfde team ingewerkte secretaresses.

VOOR WELKE DOELGROEP / ONDERNEMING IS UW EIGEN SECRETARIAAT? Wij werken voor MKB, ZZP en overheid. Maar ook voor bijvoorbeeld als telefonische storingsdienst voor VvE’s of voor het maken van notulen van ledenvergaderingen.

WAT DOEN JULLIE DAN BIJVOORBEELD VOOR DE OVERHEID? Ons notuleercentrum werkt hoorzittingen uit voor een onderdeel van het Ministerie van Economische Zaken. Heel leuk en gevarieerd werk.

WAT MAG MEN ALLEMAAL VERWACHTEN VAN JULLIE SERVICE EN ONDERSTEUNING? Ik zal wat voorbeelden noemen. Dat spreekt wat meer tot de verbeelding.
We nemen de telefoon aan voor een groot aantal verschillende bedrijven en stichtingen. Bijvoorbeeld een schildersbedrijf, makelaar, rijschool, uitzendbureau, cosmetische kliniek.
Het is de kunst om de telefoon zodanig aan te nemen dat de beller het gevoel krijgt dat hij achter de voordeur van het bedrijf dat hij belt, terecht komt.
Verder kunnen we ondersteunen bij het organiseren van een bijeenkomst of een evenement. Dat gaat dan vanaf het maken van het maken en versturen van uitnodigingen tot het met het regelen van de locatie, de catering, het geluid, de verslaglegging en noem het allemaal maar op. In zo’n geval zullen we dan ook op locatie aanwezig zijn om alles in goede banen te leiden.

OF BIJVOORBEELD DE KERSTMARKT IN SIDDEBUREN? Ja dat klopt. Die hebben we 5 jaar georganiseerd. Dat was altijd een hele klus waar iedere keer behoorlijk wat maanden werk in zat, maar heel erg leuk om te doen.

HOE WERKT HET PRECIES EN MET WIE KAN MET CONTACT PONEMEN VOOR INHUREN OF INFORMATIE? Iedereen die wilt weten of we iets voor hem of haar kunnen betekenen, kan contact met mij opnemen. Ons telefoonnummer is 088 88 55000.

GEEN TELEFOONNUMMER IN SIDDEBUREN? Omdat wij landelijk werken, hebben we gekozen voor een landelijk zakelijk nummer.

NOG LEUKE PLANNEN? We moeten nog de verbouwing van ons pand afronden en dan staan we op 7 en 8 november weer op de Promotiedagen in Groningen.

Het was leuk op Abel Bos van RegioFM op de koffie te hebben bij Uw Eigen Secretariaat!
Wil je ook “een bakje komen doen?

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

Het organiseren van vergaderingen blog

Het organiseren van vergaderingen

vergaderingen
Vergaderen is voor veel mensen iets dat nu eenmaal bij hun werk hoort. Vaak worden vergaderingen gezien als een “noodzakelijk kwaad”, een verplicht overleg. Jammer, want een goede vergadering draagt bij aan een goede bedrijfsvoering. Het is het moment om met elkaar in overleg te gaan om afspraken te maken, een koers uit te stippelen, problemen aan de kaak te stellen, een nieuw project toe te lichten en ga zo maar door. Helaas is effectief vergaderen een kunst en de eerlijkheid gebiedt te zeggen dat veel bedrijven deze kunst niet beheersen.
Het op de juiste wijze organiseren van vergaderingen is de basis van een goede vergadering. We zullen kort stil staan bij een aantal belangrijke stappen die horen bij het organiseren van vergaderingen. Op deze manier krijg je niet alleen een beeld van hoe een goede vergadering moet worden voorbereid, maar zie je tevens het belang in van de verschillende stappen.

Meer weten?

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

Blog Notuleertips: Standaard uitdrukkingen in notulen

Standaard uitdrukkingen in notulen

Standaard uitdrukkingen in notulenBij uitgebreide notulen loop je vaak tegen een uitdaging aan. Zeker als je zoveel mogelijk sprekers moet vermelden. Je kunt niet steeds schrijven “Dhr. X zegt…. Mw. Y zegt…”. Je hebt variatie nodig in je woordenschat om het geheel leesbaar te houden. Je moet dus meer onderscheid in de standaard uitdrukkingen in notulen hebben.
We hebben een aantal mogelijkheden onder elkaar gezet.

Standaard uitdrukkingen in notulen

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

Uw vriendelijkheid zij alle mensen bekend

Uw vriendelijkheid zij alle mensen bekend

Herken je dit: van die “nep-enthousiaste” of “semi-zelfverzekerde” mensen aan de telefoon die je willen doen geloven dat ze hebben afgesproken om contact op te nemen met je baas? En heb je dan ook de neiging om maar meteen door te verbinden? Want je wilt immers netjes, correct, zakelijk, klantvriendelijk, enzovoort de telefoon beantwoorden.Immers, je wilt graag uitstralen: “Uw vriendelijkheid zij alle mensen bekend”.

FOUT!

Uw vriendelijkheid zij alle mensen bekend

Het is natuurlijk de kunst als secretaresse om zo snel mogelijk de benodigde informatie van de beller te krijgen. Time is of the essence natuurlijk!
Er zijn bellers die niets tegen jou willen vertellen, maar alleen tegen je baas. Dan moet je toch nog een beetje diplomatiek zien te achterhalen waar het over gaat. En zodra je dat te weten bent gekomen, kun je ook inschatten of dit een echt gewenst contact voor je baas is. Misschien moet een collega dit wel afhandelen of ben je zelf de aangewezen persoon hiervoor.

Wil je weten hoe je hiermee om moet gaan?

Uw vriendelijkheid zij alle mensen bekend

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

Deelnemen aan de Promotiedagen 2017

Deelnemen aan de Promotiedagen 2017

Ook Uw Eigen Secretariaat zal weer deelnemen aan de Promotiedagen 2017!
Dit jaar staan we voor de vierde keer op de stand van Federation4WoMen op het plein Ostfriesland.
Onze stand is wederom gelegen aan het gangpad van het plein: de plek waar we optimaal zichtbaar zijn voor alle passanten!
Afgelopen jaren mochten we ons verheugen op veel bezoekers en goede gesprekken. Ook dit jaar nodigen we graag onze relaties uit!

Standnummer: 6014

De Promotiedagen in Groningen is de grootste B2B beurs van Noord Nederland en trekt jaarlijks met 600 deelnemers uit Nederland en buurland Duitsland circa 25.000 bezoekers in 2 dagen! Een topevenement waar geen enkele ondernemer zou mogen ontbreken! Dé place-to-be om nieuwe relaties te ontmoeten en de contacten met bestaande relaties te verstevigen!
Bedenk hoeveel tijd het je anders zou kosten om zoveel mensen in twee dagen te ontmoeten!

Hulp bij beursdeelname

Ga je zelf ook deelnemen aan de Promotiedagen 2017 (of een andere beurs)?
Dan ben je waarschijnlijk nu al bezig met het plannen van je stand en de focus van je marketing.
Maar als je een mooie stand hebt en de relaties die je daar graag wilt binnenhalen vinden je niet, dan is dat niet echt zinvol!
Ook als je zelf niet op de beurs staat en je wilt wel je relaties ontmoeten, zullen ze moeten weten dat je er bent!
Wil je hulp bij het organiseren van de beurs?

  • relaties uitnodigen
  • relatiekaarten toesturen of mailen
  • mailing voor of na de beurs versturen, verwerken en rubriceren

  • digitaliseren

Ook het digitaliseren van de visitekaartjes en andere contactgegevens die je op de beurs krijgt, nemen wij je graag uit handen.contact

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

Secretaresse ouderwets? MA, PA of VA?

Secretaresse ouderwets? MA, PA of VA?

Veel verschillende titels voor werk in hetzelfde vakgebied. Secretaresse ouderwets? MA, PA of VA?
Oftewel: Managementassistant, Personal Assistant, Virtual Assistant.

In algemene zin is een secretaresse een assistent van een ondernemer of manager.
Steeds meer ondernemers en managers besteden ondersteunende en routinematige werkzaamheden uit. Bijvoorbeeld omdat het te veel tijd kost. De ondernemer en manager houden daardoor tijd over voor meer declarabele uren, hun corebusiness of wat extra vrije tijd.

Een paar korte omschrijvingen:

  • Secretaresse: werkt voor een afdeling (afdelingssecretaresse) of voor één persoon
  • Personal Assistant: assisteert een persoon, dat kan zowel secretarieel als soms ook huishoudelijk
  • Directiesecretaresse of Management assistent: ondersteunt de directie, geeft eventueel leiding aan het (directie)secretariaat
  • Virtual assistent: een persoonlijke assistent die op afstand werkt

Secretaresse ouderwets? MA, PA of VA?Het secretariaatswerk bestaat voornamelijk uit het verrichten van zeer uiteenlopende administratieve taken:

      • ondersteunen, voorbereiden en organiseren van het werk van de baas/manager
      • beantwoorden van vragen van de baas/manager over organisatorische punten
      • bijhouden van de afsprakenagenda
      • bijhouden van correspondentie of in- en uitgaande postmappen
      • uittypen van brieven, verslagen, offertes
      • telefoon, e-mail en fax beantwoorden
      • archiveren van stukken
      • contact opnemen met klanten of patiënten
      • notuleren bij gesprekken of vergaderingen
      • organiseren van bijeenkomsten, congressen e.d.

      Secretaresse ouderwets? MA, PA of VA?
      Een managementassistent is niet per definitie een directiesecretaresse. Het beroep managementassistant (of kortweg assistant) overkoepelt erg uiteenlopende functies en komt voor in elke bedrijfssector en bij de overheid. Het takenpakket is afgestemd op de omstandigheden: sector, grootte, bedrijf, managementstijl … en is dus niet gestandaardiseerd.
      De managementassistant is gelieerd aan één of meerdere personen voor wie zij/hij een pakket taken vervult afhankelijk van een concrete situatie. Voor deze hiërarchisch meerderen werkt zij/hij inhoudelijk, voorbereidend en ondersteunend bij de uitvoering van hun werkzaamheden. Vooral administratief en organisatorisch rekent de manager op zijn assistant: zij/hij staat in voor het organiseren van activiteiten, beheren van informatie en correspondentie en voor het tijds- en prioriteitenbeheer van de manager. De managementassistant heeft inzicht in de kernactiviteiten en strategieën van het bedrijf en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.”
      De omschrijving zegt veel over het beroep, maar lang niet alles. Betrokkenheid, flexibiliteit en meertaligheid zijn kwaliteiten die hoog ingeschat worden. De managementassistant is de rechterhand van één directeur, ondersteunt een groep van managers of een volledige afdeling. Een assistant kan een team vormen met andere assistants, al dan niet leiding geven of tijdelijke projecten coördineren. De mogelijkheden zijn even divers als het bedrijfsleven zelf. Initiatief en verantwoordelijkheid zijn facetten van het beroep waaruit managementassistants vaak het grootste werkplezier halen. Dat tekent ook de evolutie van klassieke secretaresse tot comanager die het beroep ondergaan heeft.

      Secretaresse ouderwets? MA, PA of VA?Functies als topmanagementassistant:

      • Personal Assistant
      • Executive Assistant
      • Customer Relations Officer
      • Managementassistant
      • Officemanager

      <br\>Een directiesecretaresse is een beroep dat valt onder de beroepscategorie managementassistent(e) of managementassistant. Een directiesecretaresse verricht secretarieel werk voor directieleden en managers van bedrijven en organisaties.
      Dit houdt onder meer in:

      • notuleren
      • bijhouden agenda
      • correspondentie verzorgen
      • voorbereiden van vergaderingen
      • ontvangst van bezoek
      • regelen van lunches en zakenreizen

      Omdat een directiesecretaresse vaak met vertrouwelijke informatie om moet gaan, belangrijke zakelijke klanten moet begeleiden en aanspreekpunt is van de directie, worden er zwaardere eisen gesteld aan een directiesecretaresse dan aan een gewone secretaresse.

      Secretaresse ouderwets? MA, PA of VA?

      Secretaresse ouderwets? MA, PA of VA?Een virtual assistant is een (directie)secretaresse of MA/PA die vanaf haar eigen kantoor ondersteunende werkzaamheden verricht voor een baas/manager/bedrijf.
      In dit digitale tijdperk kunnen dat in principe alle bovengenoemde werkzaamheden zijn. Telefoon- en mailafhandeling gaan via de cloud. Aanwezigheid in vergaderingen is weliswaar handig, maar niet eens meer noodzakelijk, omdat dit ook via een telefoon- of videoverbinding kan. Ook het uitwerken van een transcriptie kan heel goed “op afstand” gebeuren.
      Een goede virtual assistant is net zo betrokken bij de onderneming als een assistent die binnen het bedrijfsgebouw haar werkplek heeft. Het voordeel van een virtual assistent is dat de ondernemer niet hoeft te investeren in een werkplek.
      Vaak bedient een virtual assistent meerdere opdrachtgevers. De ondernemers hebben dan het voordeel van een fulltime secretaresse zonder de bijbehorende kosten. Ze betalen immers alleen de tijd die zij daadwerkelijk van haar diensten gebruik maken.
      Bij een secretariaatsbureau dat met een team werkt, heeft de opdrachtgever het voordeel dat zelfs 52 weken per jaar gebruik gemaakt kan van ingewerkte krachten.
      <br\>Secretaresse ouderwets? MA, PA of VA?

      De voordelen voor het uitvoeren van secretariële ondersteuning door een virtual assistant:

      • de opdrachtgever betaalt alleen de daadwerkelijk gemaakte uren
      • de virtual assistant kan per klus worden ingehuurd of dagelijks beschikbaar zijn
      • de opdrachtgever hoeft voor de secretariële ondersteuning geen personeel in dienst te nemen en hoeft dus ook geen loonheffingen af te dragen of vakantiegeld te reserveren
      • de opdrachtgever hoeft geen werkplek in te richten voor secretariële ondersteuning
      • er is een professioneel kantoor beschikbaar met alle benodigde apparatuur
      • er is altijd een professionele secretaresse achter de hand die kan worden ingehuurd wanneer dat nodig is

      Secretaresse ouderwets? MA, PA of VA?

 

 

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

Alt-codes als sneltoets om effectiever te werken

Alt-codes als sneltoets

Met een alt-code kun je een speciaal teken tevoorschijn halen welke niet standaard op het toetsenbord te vinden is. Deze vreemde tekens zijn ASCII tekens. ASCII is de afkorting van American Standard Code for Information Interchange en is een standaard van een aantal letters en leestekens. Iedereen heeft wel eens een smiley of vreemd teken nodig dat niet snel te vinden is op het toetsenbord. Je hoeft nu niet meer verder te zoeken naar deze alt-code.
Alt-codes als sneltoets
Druk de ALT toets en het cijfer in, om het symbool te krijgen.
Maak je eigen lijst met je favoriete symbolen. Dit overzicht kun je eenvoudig printen en ophangen naast je computerscherm. Hiermee heb je snel de meest gangbare alt-codes binnen je bereik. Veel succes en werkplezier met het gebruik van deze sneltoetsen!

Alt-Codes List of Alt Key Codes Symbols

Er zijn veel meer alt-codes dan hier vermeld. We hebben ons beperkt tot de meest logische alt-codes voor normaal gebruik.
ALT-55 om het cijfer “7” als resultaat te krijgen, is voor normaal gebruik niet echt logisch!
Dus alle codes die als resultaat een bestaande toets op het toetsenbord geven, hebben we in dit overzicht niet vermeld.
alt-codes

Er zijn ook heel veel sneltoetsen met bijvoorbeeld CTRL of CTRL-SHIFT mogelijk.
Bijzonder handig om bijvoorbeeld snel te kunnen tekstverwerken.
Een paar veelgebruikte combinaties zijn:
CTRL-C = kopiëren
CTRL-V = plakken

Meer hierover weten? Kijk bij

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid