post

DSP magazine: Secretaresse ziek of op vakantie? Liever niet!

Secretaresse ziek of op vakantie? Liever niet!

Een goeie secretaresse of personal assistant is een onmisbare schakel in een bedrijf. Je manager zou eigenlijk willen dat je er altijd bent. Fulltime. Gewoon: altijd! Zonder vakantie. En liever ook niet ziek!

Maar ja… niet ieder bedrijf heeft een fulltime secretaresse. En vakantierecht heb je ook! Dus vier weken per jaar moet je bedrijf je al missen.
Nog maar te zwijgen van ziekte. Dat is nog onzekerder!

Hoe kun je deze periode nu het beste opvangen?

Het fijnste voor het bedrijf en ook voor jezelf is als je dit goed en op tijd regelt. Hoe beter geregeld, hoe minder nawerk je hebt van je eigen afwezigheid. Je staat immers niet te wachten op een overvolle mailbox, een archiefsysteem dat ontregeld is, onbegrijpelijke notulen enzovoort als je terugkomt op je werkplek!

Intern oplossen

Als je ervoor zorgt dat je een goed afwezigheidsbericht op je mail zet en al je klussen klaar zijn voordat je de deur achter je dicht trekt, kun je al wat geruster op vakantie.
Je kunt andere collega’s tijdens je afwezigheid de telefoon laten beantwoorden. Al moet je je natuurlijk wel realiseren dat de secretaresse vaak het eerste contact met het bedrijf is. En je kunt een potentiële klant maar één keer ‘afschieten’. Kan een collega die jouw werk er ‘even bij krijgt’, die contacten net zo efficiënt onderhouden als jij?
Je overige werkzaamheden zullen in deze periode waarschijnlijk grotendeels blijven liggen.

Vervanging op kantoor regelen

Het inzetten van een uitzendkracht is altijd een handige oplossing als je het grootste deel van je takenpakket wilt laten overnemen, en zeker als je een fulltime vervangster nodig hebt. Zorg er wel voor dat je tijd hebt om je vervangster goed in te werken. Tenzij je natuurlijk een super strakke werkbeschrijving van al je taken hebt! Dan heb je dat misschien niet nodig.
Plan eventueel ook een extra dag in om de overdracht na je afwezigheid goed te doen, zeker als het om een langere periode van afwezigheid gaat.

Vervanging buiten kantoor regelen

Het voordeel van het inzetten van een Virtual Assistant (VA) is, dat deze nagenoeg alles kan doen wat jij doet, en dan vanaf haar eigen werkplek. Je telefoon en email kan op haar kantoor binnenkomen, en ze kan via telefoon, mail, skype enzovoort communiceren met alle interne en externe contacten.
Een goeie VA is snel ingewerkt. Je kunt haar naderhand ook inzetten voor andere incidentele werkzaamheden of als je nog een keer kortere of langere tijd afwezig bent.
Let op: Er zijn ook VA’s die geen telefoonservice verlenen. Of VA’s die met een team werken, zodat ook 52 weken per jaar telefoonservice gegarandeerd is.
Meestal werkt een VA voor meerdere bedrijven. Je betaalt haar alleen per gewerkte uren of per afgerond project. Je kunt haar zien als een collega die altijd beschikbaar is, en die je in overleg steeds weer kunt inzetten voor diverse werkzaamheden.

Nelly Boer

www.UwEigenSecretariaat.nl

post

RegioFM op de koffie bij Nelly Boer

op de koffie

RegioFM OP DE KOFFIE BIJ NELLY BOER

SIDDEBUREN – Op de Koffie heeft voor deze krant een gesprek bij Uw Eigen Secretariaat aan de Hoofdstraat 170 in Siddeburen. We willen graag meer weten over dit groeiend bedrijf voor diverse Secretariële ondersteuning en worden hartelijk ontvangen door Nelly Boer, eigenaresse van Uw Eigen Secretariaat.

NELLY, VOOR WIE JOU EN JE BEDRIJF NOG NIET KENT GRAAG EEN INTRODUCTIE? Iedereen heeft wel min of meer een idee van wat een secretaresse allemaal kan doen. Het bijzondere is dat wij volledige secretariële ondersteuning vanaf onze eigen werkplek geven. Dat noemt men ook wel Virtuele Assistente.
Dat betekent dat een ondernemer of organisatie die ons inhuurt, geen werkplek voor een secretaresse hoeft in te richten, maar wel 52 weken per jaar de beschikking heeft over een ervaren secretaresse en alleen hoeft te betalen voor de tijd die daadwerkelijk gebruik wordt gemaakt van onze diensten.

HOEZO 52 WEKEN PER JAAR? HEB JE DAN NOOIT VAKANTIE? Jawel hoor! Maar wij werken met een team, waardoor we beschikbaarheid kunnen garanderen. Dat is ook onze kracht! Hierdoor worden we ook vaak ingezet door klanten die maar af en toe onze hulp nodig hebben, maar wel graag steeds willen terugvallen op hetzelfde team ingewerkte secretaresses.

VOOR WELKE DOELGROEP / ONDERNEMING IS UW EIGEN SECRETARIAAT? Wij werken voor MKB, ZZP en overheid. Maar ook voor bijvoorbeeld als telefonische storingsdienst voor VvE’s of voor het maken van notulen van ledenvergaderingen.

WAT DOEN JULLIE DAN BIJVOORBEELD VOOR DE OVERHEID? Ons notuleercentrum werkt hoorzittingen uit voor een onderdeel van het Ministerie van Economische Zaken. Heel leuk en gevarieerd werk.

WAT MAG MEN ALLEMAAL VERWACHTEN VAN JULLIE SERVICE EN ONDERSTEUNING? Ik zal wat voorbeelden noemen. Dat spreekt wat meer tot de verbeelding.
We nemen de telefoon aan voor een groot aantal verschillende bedrijven en stichtingen. Bijvoorbeeld een schildersbedrijf, makelaar, rijschool, uitzendbureau, cosmetische kliniek.
Het is de kunst om de telefoon zodanig aan te nemen dat de beller het gevoel krijgt dat hij achter de voordeur van het bedrijf dat hij belt, terecht komt.
Verder kunnen we ondersteunen bij het organiseren van een bijeenkomst of een evenement. Dat gaat dan vanaf het maken van het maken en versturen van uitnodigingen tot het met het regelen van de locatie, de catering, het geluid, de verslaglegging en noem het allemaal maar op. In zo’n geval zullen we dan ook op locatie aanwezig zijn om alles in goede banen te leiden.

OF BIJVOORBEELD DE KERSTMARKT IN SIDDEBUREN? Ja dat klopt. Die hebben we 5 jaar georganiseerd. Dat was altijd een hele klus waar iedere keer behoorlijk wat maanden werk in zat, maar heel erg leuk om te doen.

HOE WERKT HET PRECIES EN MET WIE KAN MET CONTACT PONEMEN VOOR INHUREN OF INFORMATIE? Iedereen die wilt weten of we iets voor hem of haar kunnen betekenen, kan contact met mij opnemen. Ons telefoonnummer is 088 88 55000.

GEEN TELEFOONNUMMER IN SIDDEBUREN? Omdat wij landelijk werken, hebben we gekozen voor een landelijk zakelijk nummer.

NOG LEUKE PLANNEN? We moeten nog de verbouwing van ons pand afronden en dan staan we op 7 en 8 november weer op de Promotiedagen in Groningen.

Het was leuk op Abel Bos van RegioFM op de koffie te hebben bij Uw Eigen Secretariaat!
Wil je ook “een bakje komen doen?

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

post

EDR blij met succes eerste Duits-Nederlandse handelsdag – RTV Noord

De eerste Duits-Nederlandse handelsdag trekt ruim vierhonderd ondernemers. De dag, onder meer georganiseerd door de Eems Dollard Regio, het Consulaat en de wederzijdse Kamers van Koophandel, is bedoeld om ondernemers van beide nationaliteiten te verleiden de stap over de grens te wagen.

m>Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

post

Oldambt nieuws 7: Overvolle mailbox? Presentatie bij Federation4Women.eu

Overvolle inbox?

56 BOEK.indbSoms kan je je mails niet direct beantwoorden. Je moet wat nakijken, overleggen of je weet eenvoudigweg nog niet hoe je wilt reageren. Je laat de mail even liggen en voor je het weet, verdwijnt de post tussen de reclame en andere mailtjes. Het begin van een overvolle mailbox…

Niet alleen de verschillen maar zeker ook de overeenkomsten van Nederlandse en Duitse ondernemers zijn belangrijk. Tijdens de bijeenkomst van 23 februari van het netwerk Federation4Women was het thema ‚Kantoororganisatie: hoe krijg je controle over je inbox?’, een probleem waar iedere ondernemer vroeg of laat tegenaan loopt, of je nu in Nederland woont of in Duitsland. Je weet dat je het moet bijhouden, maar het komt er niet van en voordat je het weet, staan er tientallen of zelfs honderden mails te wachten op beantwoording en afhandeling. Ja, dat is vragen om moeilijkheden.

Gelukkig hebben we Nelly. Nelly Boer is al jaren lid van Federation4Women en zij krijgt iedere dag honderden e-mails. Ze doet met haar bedrijf Uw Eigen Secretariaat voor tientallen bedrijven alles wat een secretaresse doet. Ze neemt de telefoon aan, maakt afspraken én ze houdt de e-mails bij. Zij kan het zich dus nog minder dan anderen veroorloven om e-mailtjes te vergeten.

Op 23 februari deelde zij haar kennis met Duitse en Nederlandse ondernemers. Tijdens de bijeenkomst van Federation4Women gaf ze allerlei praktische tips om die overvolle mailbox aan te pakken. Het geheim: systematisch ordenen. Dat vergt wat discipline en tijd maar het levert zoveel op: tijd, rust, overzicht en vooral tevreden klanten en dus omzet!

Dat is zo fijn van Federation4Women. Je leert niet alleen nieuwe Duitse en Nederlandse ondernemers kennen, je leert ook hoe je je bedrijf draaiend houdt, hoe je professioneel werkte en overkomt en hoe je marketingplannen voor over de grens maakt. Wil je een keer een bijeenkomst bijwonen? Meld je dan aan, alleen of samen met een collega of medewerker.

Noteer de bijeenkomsten van Federation4Women in je agenda: 23 februari 2015 (D), 23 maart 2015 (NL), 29 april 2015 (D), 25 mei 2015 (NL), 22 juni 2015 (D), 1 juli 2015 (D), 27 juli 2015 (NL), 24 augustus 2015 (D), 28 september 2015 (NL), 26 oktober 2015 (D), 7 november 2015 (NL), 23 november 2015 (NL).

Elke 4e maandag van de maand ontmoeten Duitse en Nederlandse (vrouwelijke) ondernemers elkaar van 18.00 tot 21.00 uur. De ene keer in Oost-Groningen, de andere keer in Ostfriesland.
Er is soep, brood en andere lekkere hapjes.
Meer informatie en aanmelding: www.federation4women.eu

post

WirtschaftsEcho Februari 2015: Presentatie “kantoororganisatie” door Nelly Boer

Vortrag „Büroorganisation“ von Nelly Boer

Das Netzwerktreffen des deutsch niederländischen Unternehmerinnennetzwerkes Federation4women lädt am 23.02.2014 um 19 Uhr im Alten Brunsel Wirtschaftsechoin Rhauderfehn-Burlage ein. Nelly Boer, Inhaberin von UwEigen Secretariaat, wird zu dem Thema Büroorganisation sprechen: Wie bekomme ich meine Mailbox in den Griff? Wer kennt das nicht: Die Mailbox läuft über! Nur: Was lässt sich dagegen tun? Zur Seite schieben? Tagelang seufzend alles abarbeiten? Das ist wohl kaum die beste Lösung. Systematisch herangehen! Aber: wie macht man das? Und wo fange ich an?

Das grenzüberschreitende deutsch niederländische Unternehmerinnen Netzwerk Federation4women lädt alle interessierten Unternehmerinnen und Unternehmer, aber auch Existenzgründerinnen und interessierte Gäste, die sich mit dem Gedanken tragen, sich selbstständig zu machen, zu einem interessanten Netzwerkabend mit Vortrag ein: Das Netzwerk wird finanziell von der EDR und dem Landkreis Leer (Wirtschaftsförderung und Frauenförderung)sowie der Provinz Groningen unterstützt.

Die Kosten inkl. einem kleinen Imbiss und Kaffee betragen acht Euro pro Person. Eine vorherige Anmeldung unter der Rufnummer 04967/ 914060 oder per Fax an 04952/ 921 573 ist erforderlich.