Hoe maak je professionele notulen / tips?

Je kent het vast wel…… Je hebt een vergadering en er wordt gevraagd wie de notulen van deze vergadering wil maken. Voor velen niet het leukste en gemakkelijkste klusje. Lang niet iedereen weet immers hoe je goede en professionele notulen maakt. Misschien ben jij ook wel iemand die hoopt dat het niet jouw beurt zal zijn. Toch zal ook jij waarschijnlijk een keer de notulist van een vergadering zijn. Om je op weg te helpen beschrijven we in dit artikel kort maar krachtig hoe jij je straks geen zorgen hoeft te maken over het verschijnsel notuleren.
Hoe maak je professionele notulen?

Waarom maak je eigen notulen?

Het is altijd goed om te weten waarom je iets moet doen. In het geval van notuleren is dat dan ook niet anders. Notulen zijn in feite niets anders dan het verslag van een vergadering of bijeenkomst. Aan de hand van de notulen moet je kunnen weten wat er tijdens de bijeenkomst is besproken en wat de eventuele acties zijn die hieruit voorkomen. Niet alleen belangrijk voor de deelnemers van de bijeenkomst zelf, maar zeker ook voor degenen die er niet bij konden zijn.

Notuleren op je laptop

De bekendste vorm van notuleren is die van aantekeningen maken op een notitieblok. Dit doe je in steekwoorden, want anders kun je simpelweg niet bijhouden wat er wordt gezegd. Tegenwoordig komt het steeds vaker voor dat er genotuleerd wordt op een laptop of tablet. Bij deze laatste manier van notuleren is enige tiksnelheid wel wenselijk. Notulen zijn namelijk een transcriptie, ofwel je zet de woorden die gesproken worden om in tekst. Welke manier het beste bij jou past, dat bepaal jij natuurlijk. Het voordeel van notuleren op je laptop is dat je tijdens een korte break alvast kunt beginnen met het uitwerken van de notulen.

Kort en bondig en…..volledig!

Professionele notulen zijn meer dan zomaar een verslag. Notulen dienen volledig te zijn en dit begint dus al bij het vermelden van:
• Plaats
• Datum
• Tijdstip
• Locatie
• Aanwezigen en afwezigen
• Naam van de bijeenkomst/vergadering


Een verslag van een bijeenkomst of vergadering is altijd kort en bondig. Het is de kunst om de hoofdzaken van de bijzaken te onderscheiden en alleen datgene vast te leggen wat er ook echt toe doet. Vraag dan ook gerust om herhaling of verduidelijking als dit nodig is, want dit komt jouw verslag alleen maar ten goede.
Verder is het belangrijk dat je de notulen altijd zo objectief mogelijk schrijft. Het gaat niet om jouw mening, maar om een realistische weergave van hetgeen besproken is. Wees je er hierbij van bewust dat het veelvuldig gebruik van afkortingen en het letterlijk weergeven van wat iemand heeft gezegd niet prettig leest. Een volledige discussie verslaan is geen toegevoegde waarde. Beter is het om het onderwerp van discussie te benoemen en de uitslag ervan.
Wees duidelijk en zaai geen twijfel. Wordt er bijvoorbeeld afgesproken dat er op 1 augustus een aanvullend overleg plaatsvindt, vermeld dan niet dat “er in een later stadium verder overlegd zal worden”. Notuleer in een zogenaamde actieve schrijfstijl en probeer zoveel mogelijk woorden als “worden en zullen” te vermijden.

Klaar?

Als je de notulen af hebt, dan wil de voorzitter van de vergadering (chef, manager of directeur) deze vaak eerst ter goedkeuring inzien. Kijk hier niet raar van op, want dit is een heel gebruikelijke manier van doen. Het kan dus zijn dat je de notulen terug krijgt met het verzoek een paar kleine aanpassingen te doen.
Natuurlijk vergeet je niet om een eventuele actielijst bij te voegen en klaar zijn jouw professionele notulen!

Deelnemen aan de vergadering & notuleren?

Het nadeel van zelf notuleren is dat je niet zo makkelijk kunt deelnemen aan de vergadering. Als dat wel de bedoeling is, en je hebt geen secretaresse die dit voor je kan doen, dan is het misschien handiger om een externe secretaresse in te schakelen. Zij maakt dan de notulen voor je zodat jij je volledig op de vergadering kunt richten.
contactHoe maak je professionele notulen tips?


Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid