Secretaresse ziek of op vakantie? Liever niet!

Een goeie secretaresse of personal assistant is een onmisbare schakel in een bedrijf. Je manager zou eigenlijk willen dat je er altijd bent. Fulltime. Gewoon: altijd! Zonder vakantie. En liever ook niet ziek!

Maar ja… niet ieder bedrijf heeft een fulltime secretaresse. En vakantierecht heb je ook! Dus vier weken per jaar moet je bedrijf je al missen.
Nog maar te zwijgen van ziekte. Dat is nog onzekerder!

Hoe kun je deze periode nu het beste opvangen?

Het fijnste voor het bedrijf en ook voor jezelf is als je dit goed en op tijd regelt. Hoe beter geregeld, hoe minder nawerk je hebt van je eigen afwezigheid. Je staat immers niet te wachten op een overvolle mailbox, een archiefsysteem dat ontregeld is, onbegrijpelijke notulen enzovoort als je terugkomt op je werkplek!

Intern oplossen

Als je ervoor zorgt dat je een goed afwezigheidsbericht op je mail zet en al je klussen klaar zijn voordat je de deur achter je dicht trekt, kun je al wat geruster op vakantie.
Je kunt andere collega’s tijdens je afwezigheid de telefoon laten beantwoorden. Al moet je je natuurlijk wel realiseren dat de secretaresse vaak het eerste contact met het bedrijf is. En je kunt een potentiële klant maar één keer ‘afschieten’. Kan een collega die jouw werk er ‘even bij krijgt’, die contacten net zo efficiënt onderhouden als jij?
Je overige werkzaamheden zullen in deze periode waarschijnlijk grotendeels blijven liggen.

Vervanging op kantoor regelen

Het inzetten van een uitzendkracht is altijd een handige oplossing als je het grootste deel van je takenpakket wilt laten overnemen, en zeker als je een fulltime vervangster nodig hebt. Zorg er wel voor dat je tijd hebt om je vervangster goed in te werken. Tenzij je natuurlijk een super strakke werkbeschrijving van al je taken hebt! Dan heb je dat misschien niet nodig.
Plan eventueel ook een extra dag in om de overdracht na je afwezigheid goed te doen, zeker als het om een langere periode van afwezigheid gaat.

Vervanging buiten kantoor regelen

Het voordeel van het inzetten van een Virtual Assistant (VA) is, dat deze nagenoeg alles kan doen wat jij doet, en dan vanaf haar eigen werkplek. Je telefoon en email kan op haar kantoor binnenkomen, en ze kan via telefoon, mail, skype enzovoort communiceren met alle interne en externe contacten.
Een goeie VA is snel ingewerkt. Je kunt haar naderhand ook inzetten voor andere incidentele werkzaamheden of als je nog een keer kortere of langere tijd afwezig bent.
Let op: Er zijn ook VA’s die geen telefoonservice verlenen. Of VA’s die met een team werken, zodat ook 52 weken per jaar telefoonservice gegarandeerd is.
Meestal werkt een VA voor meerdere bedrijven. Je betaalt haar alleen per gewerkte uren of per afgerond project. Je kunt haar zien als een collega die altijd beschikbaar is, en die je in overleg steeds weer kunt inzetten voor diverse werkzaamheden.

Nelly Boer

www.UwEigenSecretariaat.nl