Herken je dat? Je hebt een heel stuk getypt en dat kom je erachter dat de CAPLOCK aan staat! Of je wilt in een database alle plaatsnamen met hoofdletters vermelden.
Je kunt dan natuurlijk alles overtypen, maar je kunt er ook voor kiezen om deze handige Officetool te gebruiken, waarmee je HOOFDLETTERS in kleine letters omzetten kunt toepassen
Digitaal archiveren gaat over het opslaan van documenten en e-mails op je computer of in de Cloud, zodat je ze ook weer snel kunt terugvinden.
Vergelijk dit met een schoenenkast waarin je alle schoenen van het hele gezin door elkaar heen kunt leggen OF je slaat ze netjes gesorteerd op met bijbehorende accessoires.
Bedenk eerst wat je wilt bewaren. Sommige documenten zijn maar tijdelijk nodig. Anderen moet je wat langer of soms zelfs wel jarenlang bewaren. Denk aan financiële gegevens: de belastingdienst geeft hiervoor bepaalde bewaartermijnen aan. Ook voor personele gegevens zijn bepaalde wettelijke bewaartermijnen.
Het is zinvol een goede mappenstructuur te maken en te beheren. Het goed onderhouden van je digitale archief vergt regelmatige inspanning en consequent werken.
Een slecht bijgehouden of ongeordend archief is achteraf nauwelijks meer te raadplegen.
Maak een overzicht, een soort organisatieschema van de documenten die je bewaart.
Bijvoorbeeld per afdeling, soort werk, opdrachtgever, klant. Dat wordt je hoofdindeling.
Daaronder kun je nog een verdere structuur aanbrengen.
Let op: Te veel lagen in je structuur maakt het geheel niet altijd inzichtelijker! Ook met de documentnaam kun je al heel wat duidelijkheid bereiken! En je kunt altijd digitaal zoeken op documentnaam of inhoud van een document.
Met een goede mappenstructuur creëer je:
• Duidelijkheid en inzichtelijkheid voor iedereen die ermee moet werken
• Bewaartermijnen, recht van inzage enzovoort kunnen makkelijker op mapniveau worden geregeld
• De gekozen mappenstructuur kun je ook toepassen in je mailbox en in je papieren archief of andere media waar je informatie opslaat. Dit creëert eenheid en helderheid
Meer weten?
Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid
Academische titels zoals dr, ir, mr. / dr., ir., mr., prof.
Antwoord
Achter de afkortingen van academische titels hoort altijd een punt. Schrijf dus dr., drs., ing., ir., lic., mr., prof. enzovoort.
Toelichting
Elk van de bovenstaande voorbeelden is een afkorting in de specifieke betekenis van het woord (echte afkorting). We spreken de afkortingen uit als de woorden waar ze voor staan: doctor, doctorandus, ingenieur, licentiaat, meester, professor. Dergelijke afkortingen schrijven we met een punt: dr., drs. enzovoort.
We gebruiken bovendien alleen een hoofdletter als die ook in het afgekorte woord voorkomt. De afgekorte titels doctor, doctorandus enzovoort schrijven we met een kleine letter. Daarom schrijven we ook de afkortingen met een kleine letter.
Het hoofdlettergebruik bij academische titels is hetzelfde als bij alle andere woorden: alleen aan het begin van een zin.
In verslaglegging wordt in de deelnemerslijst een toevoeging voorafgaande aan de titel geplaatst.
Bijvoorbeeld:
Mw. mr. Jansen
Dhr. ing. Pieters
Meestal wordt in het verslag alleen mw. Jansen of dhr. Pieters vermeld.
Als het protocol dat anders voorschrijft, kan dit evt. Mr. Jansen of Ing. Pieters worden.
Bij meerdere meesters in de rechten wordt mrs. als aanduiding gebruikt: “Advocaten: mrs. De Vries en Jansen”. Dit moet niet worden verward met het Engelstalige (en onder de invloed van Ms. steeds meer in onbruik geraakte) Mrs., de afkorting voor mevrouw.
Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid
Privacywetgeving voor alle ondernemersHoe zit het met de nieuwe privacywetgeving voor alle ondernemers die in mei ingaat? Waar moet je als ondernemer allemaal aan voldoen?
Neem op tijd acties! De boetes bij overtredingen zijn niet mals!
Op 25 mei 2018 wordt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing.
Lees je wijzer in onderstaand artikel en gebruik de tool die beschikbaar wordt gesteld door onder andere het Ministerie van Economische Zaken.
Als midden- of kleinbedrijf lever je goederen en/of diensten aan klanten. Hiervoor heb je persoonsgegevens nodig. Wat je met deze gegevens doet, vertel je aan je klant in een privacyverklaring op je website. Hiertoe ben je ook wettelijk verplicht.
De privacyverklaring generator op deze website helpt je aan een basistekst voor deze privacyverklaring die:
* voldoet aan de nieuwe privacywetgeving die in mei 2018 in werking treedt (de AVG)
* kort en voor je klanten begrijpelijk is
* zo goed als mogelijk is toegespitst op jouw bedrijf (je moet hier en daar wel zelf nog wat gegevens toevoegen)
Dit artikel is bedoeld om je op weg te helpen bij de privacywetgeving voor alle ondernemers. Uw Eigen Secretariaat pretendeert niet hiermee uitputtend te zijn, maar geeft hiermee wel richtlijnen die voor veel ondernemers afdoende zullen zijn om te voldoen aan de privacywetgeving voor alle ondernemers.
Op de pagina’s voor ondernemers vind je nog veel meer informatie en tips en tricks om persoonsgegevens te beschermen en de cybersecurity van je bedrijf te vergroten.
De plichten van de verwerkingsverantwoordelijke volgens de AVG zijn vermeld in de Handleiding Algemene verordening gegevensbescherming.
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer.
Wat verandert er?
De AVG versterkt de positie van de betrokkenen (de mensen van wie gegevens worden verwerkt). Zij krijgen nieuwe privacyrechten en hun bestaande rechten worden sterker. Organisaties die persoonsgegevens verwerken krijgen meer verplichtingen. De nadruk ligt –meer dan nu –op de verantwoordelijkheid van organisaties om te kunnen aantonen dat zij zich aan de wet houden.
Wat kan ik doen?
Als organisatie kun je nu alvast stappen ondernemen om straks klaar te zijn voor de AVG. Om je hierbij te helpen, heeft de Autoriteit Persoonsgegevens de 10 belangrijkste stappen voor je op een rijtje gezet.
In het grote AVG-dossier op de website van de AP vind je de antwoorden op veelgestelde vragen.
STAP 1: BEWUSTWORDING
Zorg ervoor dat de relevante mensen in je organisatie (zoals beleidsmakers) op de hoogte zijn van de nieuwe privacyregels. Zij moeten inschatten wat de impact van de AVG is op je huidige processen, diensten en goederen en welke aanpassingen nodig zijn om aan de AVG te voldoen.
Houd er rekening mee dat de implementatie van de AVG veel kan vragen van de beschikbare menskracht en middelen en begin er daarom op tijd mee.
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) biedt instrumenten die je kunnen helpen om de AVG na te leven. Zoals de website hulpbijprivacy.nl en de AVG-regelhulp. Maar ook guidelines die zijn opgesteld samen met de andere privacytoezichthouders in Europa.
Bedenk dat de AP je organisatie sancties kan opleggen van maximaal 20 miljoen euro of 4% van je wereldwijde omzet als je je niet aan de nieuwe privacywetgeving houdt.
STAP 2: RECHTEN VAN BETROKKENEN
Onder de AVG krijgen de mensen van wie je persoonsgegevens verwerkt meer en verbeterde privacyrechten. Zorg er daarom voor dat zij hun privacyrechten goed kunnen uitoefenen.
Denk daarbij aan bestaande rechten, zoals het recht op inzage en het recht op correctie en verwijdering. Maar houd ook alvast rekening met nieuwe rechten, zoals het recht op dataportabiliteit. Bij dit recht moet je ervoor zorgen dat betrokkenen hun gegevens makkelijk kunnen krijgen en vervolgens kunnen doorgeven aan een andere organisatie als ze dat willen.
Ook kunnen mensen bij de AP klachten indienen over de manier waarop je met hun gegevens omgaat. De AP is verplicht deze klachten te behandelen.
STAP 3: OVERZICHT VERWERKINGEN
Breng je gegevensverwerkingen in kaart. Documenteer welke persoonsgegevens je verwerkt en met welk doel je dit doet, waar deze gegevens vandaan komen en met wie je ze deelt.
Onder de AVG heb je een verantwoordingsplicht, wat inhoudt dat je moet kunnen aantonen dat je organisatie in overeenstemming met de AVG handelt. Het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten is onderdeel van de verantwoordingsplicht.
Je kunt het register ook nodig hebben als betrokkenen hun privacyrechten uitoefenen. Als zij je vragen hun gegevens te corrigeren of te verwijderen, moet je dit doorgeven aan de organisaties waarmee je hun gegevens hebt gedeeld.
STAP 4: DATA PROTECTION IMPACT ASSESSMENT
Onder de AVG kun je verplicht zijn een zogeheten data protection impact assessment (DPIA) uit te voeren. Dat is een instrument om vooraf de privacyrisico’s van een gegevensverwerking in kaart te brengen. En vervolgens maatregelen te kunnen nemen om de risico’s te verkleinen.
Je moet een DPIA uitvoeren als je beoogde gegevensverwerking waarschijnlijk een hoog privacyrisico met zich meebrengt. Je kunt nu alvast inschatten of je straks DPIA’s moet uitvoeren en hoe je dit dan gaat aanpakken.
Komt straks uit een DPIA naar voren dat je beoogde verwerking een hoog risico oplevert?
En lukt het je niet om maatregelen te vinden om dit risico te beperken? Dan moet je met de AP overleggen voordat je met de verwerking start. Dit wordt een voorafgaande raadpleging genoemd. De AP beoordeelt dan of de voorgenomen verwerking in strijd is met de AVG. Is dit het geval, dan ontvang je een schriftelijk advies van de AP.
STAP 5: PRIVACY BY DESIGN & PRIVACY BY DEFAULT
Maak je organisatie nu al vertrouwd met de onder de AVG verplichte uitgangspunten van privacy by design en privacy by default en ga na hoe je deze beginselen binnen uw organisatie kunt invoeren.
Privacy by design houdt in dat je er al bij het ontwerpen van producten en diensten voor zorgt dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Maar bijvoorbeeld ook dat je niet meer gegevens verzamelt dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking. En dat je de gegevens niet langer bewaart dan nodig.
Privacy by default houdt in dat je technische en organisatorische maatregelen moet nemen om ervoor te zorgen dat je, als standaard, alléén persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel dat je wilt bereiken. Bijvoorbeeld door:
• een app die je aanbiedt niet de locatie van gebruikers te laten registeren als dat niet nodig is;
• op je website het vakje ‘Ja, ik wil aanbiedingen ontvangen’ niet vooraf aan te vinken;
• als iemand zich op je nieuwsbrief wil abonneren niet meer gegevens te vragen dan nodig is.
STAP 6: FUNCTIONARIS VOOR DE GEGEVENSBESCHERMING
Onder de AVG kunnen organisaties verplicht zijn om een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Bepaal nu alvast of dit voor jouw organisatie geldt.
Zo ja, wacht dan niet te lang met het werven van een FG. Uiteraard mag je organisatie ook vrijwillig een FG aanstellen.
STAP 7: MELDPLICHT DATALEKKEN
De meldplicht datalekken blijft onder de AVG grotendeels hetzelfde. De AVG stelt wel strengere eisen aan je eigen registratie van de datalekken die zich in jouw organisatie hebben voorgedaan.
Je moet alle datalekken documenteren. Met deze documentatie moet de AP kunnen controleren of je aan de meldplicht hebt voldaan. Dit gaat verder dan de huidige protocolplicht uit de Wbp, die alleen betrekking heeft op de gemelde datalekken.
De Europese privacytoezichthouders hebben in oktober 2017 guidelines gepubliceerd over de meldplicht datalekken onder de AVG. Deze guidelines zijn nog niet definitief, maar staan open voor publieke consultatie. Wanneer de guidelines definitief zijn, kunnen wij je volledig informeren over de meldplicht datalekken onder de AVG.
STAP 8: VERWERKERSOVEREENKOMSTEN
Heb je je gegevensverwerking uitbesteed aan een verwerker? Beoordeel dan of de overeengekomen maatregelen in bestaande contracten met je verwerkers nog steeds toereikend zijn. En of deze voldoen aan de eisen die de AVG aan verwerkersovereenkomsten stelt. Zo niet, breng dan tijdig noodzakelijke wijzigingen aan.
STAP 9: LEIDENDE TOEZICHTHOUDER
Heeft je organisatie vestigingen in meerdere EU-lidstaten? Of hebben je gegevensverwerkingen in meerdere lidstaten impact? Dan hoef je onder de AVG nog maar met één privacytoezichthouder zaken te doen. Dit wordt de leidende toezichthouder genoemd. Geldt dit voor jouw organisatie, bepaal dan onder welke privacytoezichthouder je valt.
STAP 10: TOESTEMMING
Voor sommige gegevensverwerkingen heb je toestemming nodig van de betrokkenen. De AVG stelt strengere eisen aan toestemming. Evalueer daarom de manier waarop je toestemming vraagt, krijgt en registreert. Pas deze wijze indien nodig aan. Nieuw is dat je moet kunnen aantonen dat je geldige toestemming van mensen hebt gekregen om hun persoonsgegevens te verwerken. En dat het voor mensen net zo makkelijk moet zijn om hun toestemming in te trekken als om die te geven.
Kijk voor meer informatie over het verwerken van persoonsgegevens volgens de privacywetgeving voor alle ondernemers en de wet Meldplicht datalekken op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens*. Hier vind je onder andere de richtsnoeren van de Autoriteit Persoonsgegevens* voor het verwerken van persoonsgegevens, informatie over de meldingsplicht voor het verwerken van persoonsgegevens* en alles over de meldplicht datalekken*.
*Door op de links te klikken, word je naar de website in de link gestuurd. De link opent automatisch in een nieuw tabblad
Met een alt-code kun je een speciaal teken tevoorschijn halen welke niet standaard op het toetsenbord te vinden is. Deze vreemde tekens zijn ASCII tekens. ASCII is de afkorting van American Standard Code for Information Interchange en is een standaard van een aantal letters en leestekens. Iedereen heeft wel eens een smiley of vreemd teken nodig dat niet snel te vinden is op het toetsenbord. Je hoeft nu niet meer verder te zoeken naar deze alt-code.
Druk de ALT toets en het cijfer in, om het symbool te krijgen.
Maak je eigen lijst met je favoriete symbolen. Dit overzicht kun je eenvoudig printen en ophangen naast je computerscherm. Hiermee heb je snel de meest gangbare alt-codes binnen je bereik. Veel succes en werkplezier met het gebruik van deze sneltoetsen!
Er zijn veel meer alt-codes dan hier vermeld. We hebben ons beperkt tot de meest logische alt-codes voor normaal gebruik.
ALT-55 om het cijfer “7” als resultaat te krijgen, is voor normaal gebruik niet echt logisch!
Dus alle codes die als resultaat een bestaande toets op het toetsenbord geven, hebben we in dit overzicht niet vermeld.
Er zijn ook heel veel sneltoetsen met bijvoorbeeld CTRL of CTRL-SHIFT mogelijk.
Bijzonder handig om bijvoorbeeld snel te kunnen tekstverwerken.
Een paar veelgebruikte combinaties zijn:
CTRL-C = kopiëren
CTRL-V = plakken
Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid
Als je veel typt, is het handig als je een aantal handige sneltoetsen toetsen kent. Toetscombinaties waardoor je nóg sneller kunt typen.
Want als je de muis minder hoeft te gebruiken, kun je niet alleen sneller werken, maar het is ook nog ergonomisch beter voor je!
Doordat je meeste sneltoetsen met je linkerhand bedient, ontlast je je rechter (muis)hand nog meer. (Tenzij je natuurlijk linkshandig de muis bedient).
Deze handige sneltoetsen kun je niet alleen in Outlook gebruiken, maar ook in bijna alle andere softwarepakketten.
Ken je zelf een sneltoets waarvan je vindt dat die hier eigenlijk niet mag missen? Geef het aan ons door.
Voor alle sneltoetsen met tekens zijn er alt-codes. Met een alt-code kun je een speciaal teken tevoorschijn halen welke niet standaard op het toetsenbord te vinden is. Deze vreemde tekens zijn ASCII tekens. ASCII is de afkorting van American Standard Code for Information Interchange en is een standaard van een aantal letters en leestekens. Iedereen heeft wel eens een smiley of vreemd teken nodig dat niet snel te vinden is op het toetsenbord. Je hoeft nu niet meer verder te zoeken naar deze alt-code. Dit overzicht kun je eenvoudig printen en ophangen naast je computerscherm. Hiermee heb je snel de meest gangbare alt-codes binnen je bereik. Veel succes en werkplezier met het gebruik van deze sneltoetsen!
Bronnen:
SNELTOETSEN
Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid
Hoofdlettergebruik in titels is vaak verwarrend. Is het nu minister of Minister? En ministerie of Ministerie? Wanneer wel en wanneer niet een hoofdletter?
Tja, dat een naam of het eerste woord van een zin met een hoofdletter begint, dat weten we allemaal wel. Maar wanneer is het nu minister en wanneer Minister? Hoe zit dat nu ook al weer met dat hoofdlettergebruik in titels?
Daar zijn uiteraard regeltjes voor.
Ik beperk me in deze secretariaatstip tot namen van instellingen, merken en titels.
Namen van instellingen
De eigennaam waarmee een instelling zichzelf benoemt, krijgt een hoofdletter. Ook samenstellingen met die eigennaam als eerste deel schrijven we met hoofdletter.
Bijvoorbeeld: het Nederlandse Parlement
Als we verschillende instellingen kunnen noemen met hetzelfde woord, dan is dat een soortnaam. Een soortnaam wordt met een kleine letter geschreven.
Bijvoorbeeld: het Italiaanse en het Duitse parlement
Hoofdlettergebruik in titels bij aanspreektitels
Een aanspreking met bijzonder respect: Majesteit
Nu hebben we een aantal uitzonderingen als het gaat over officiële taalregels en formeel taalgebruik.
Minister wordt meestal met een kleine letter geschreven. In een aantal gevallen is een hoofdletter gebruikelijk of mogelijk.
We schrijven functiebenamingen zoals minister in principe met een kleine letter, bijvoorbeeld minister van Financiën. In sommige overheidsdocumenten worden aanduidingen voor afzonderlijke ministers in hun geheel als eigennaam beschouwd. Minister krijgt dan, net als de naam van het ministerie of bevoegdheidsdomein, een hoofdletter, bijvoorbeeld Minister van Financiën. Tegen die spelling hoeft geen bezwaar gemaakt te worden.
Toelichting
Aanspreekvormen, functiebenamingen en titels, al dan niet gevolgd door een naam, schrijven we volgens de spellingregels met kleine letters: minister Leterme, paus Benedictus, koningin Beatrix, prinses Máxima, dominee, minister-president. De functiebenamingen en titels worden als soortnamen beschouwd.
De naam van het ministerie of bevoegdheidsdomein, die volgt op minister, krijgt wel hoofdletters, bijvoorbeeld: minister van Defensie. De hoofdletters gelden alleen voor zelfstandige en bijvoeglijke naamwoorden, niet voor andere woordsoorten, zoals voorzetsels. Daarom is het: minister van Landbouw en Visserij, minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Hetzelfde geldt voor combinaties met staatssecretaris, dus bijvoorbeeld: staatssecretaris van Defensie.
In formeel taalgebruik wordt minister soms ook met een hoofdletter geschreven, bijvoorbeeld in bepaalde regelgevende teksten. Volgens het Nederlandse document ‘Aanwijzingen voor Regelgeving’ en de Belgische tekst ‘Beginselen van Wetgevingstechniek’ van de Raad van State schrijven we Minister met hoofdletter in bijvoorbeeld Minister van Financiën. Die woordgroep wordt dan in zijn geheel als eigennaam beschouwd, en minister krijgt dus eveneens een hoofdletter. In regelgevende teksten van de Vlaamse overheid wordt minister dan weer altijd met een kleine letter geschreven. De beide spellingen zijn te verdedigen in deze context; de overheidsinstanties maken hierover zelf interne afspraken.
Om iemand met bijzonder respect aan te spreken, bijvoorbeeld in een briefaanhef, worden traditioneel vaak hoofdletters gebruikt, bijvoorbeeld: Mijnheer/mevrouw de Minister (aanhef voor een minister), Majesteit (aanspreking van een vorst). In de moderne zakelijke communicatie bestaat echter een duidelijke tendens om in plaats van de traditionele hoofdletter hier een kleine letter te gebruiken: senator, mevrouw de minister, mijnheer de voorzitter. Bedrijven en instellingen volgen daarbij geregeld een eigen huisstijl.
Minister & ministerie
ministerie van Economische Zaken
minister Jansen
de Minister van Economische Zaken (hier is er maar één van, eretitel)
Bron: Nederlandse Taalunie. (2013). Het Groene Boekje (8ste). Den Haag, Nederland: Sdu Uitgevers, jagerneyndorff.nl , woordenlijst.org
Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid
Als u uw onderneming inschrijft bij de Kamer van Koophandel dan worden ook een of meer vestigingen van uw bedrijf geregistreerd. Bij een vestiging registreren wij het postadres en het bezoekadres (zaakadres). Een adres kan alleen als bezoekadres worden ingeschreven als wij voldoende kunnen vaststellen dat uw vestiging daar echt zit. Wij stellen dit vast via het huurcontract. Dit geldt ook voor een vestiging in een bedrijfsverzamelgebouw. Blijkt uit het huurcontract dat u permanent kantoorruimte of een bureau op het adres huurt, dan mag u dit als uw bezoekadres inschrijven in het Handelsregister. Dit wil niet zeggen dat u altijd aanwezig moet zijn, maar dat u de mogelijkheid heeft om permanent aanwezig te zijn.
Als u een bureau of kantoor voor bijvoorbeeld twee uur per week huurt, dan voldoet u niet aan de eis en registreren wij het niet als bezoekadres. Dit geldt ook voor de huur van zogenaamde virtuele kantoorruimte. In deze gevallen wordt uw privéadres als bezoekadres ingeschreven. Als correspondentieadres mag u het adres van het bedrijfsverzamelgebouw wel gebruiken.
We hebben regelmatig contact met verhuurders van bedrijfsverzamelgebouwen, omdat daar vaak veel wisselingen plaatsvinden in de huurders. Hiermee zorgen we dat de gegevens in het Handelsregister correct zijn. Als bij een onderneming blijkt dat er toch geen sprake is van een vestiging, dan schrijven we deze vestiging uit het Handelsregister.
Bron: Kamer van Koophandel
Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid
Microsoft Office is niet meer weg te denken in dit tijdperk waarin alles via de computer gaat. Er is ontzettend veel mogelijk met je Office pakketten! Zowel op je computer als in de cloud. Haal meer uit je Office dan je tot nog toe deed!
