post

Blogs over secretariaatszaken

Bloggen…

Blogs. Cadeautjes weggeven, hoe leuk is dat?

Niet iedereen vindt elk cadeautje even leuk of even nuttig. Maar je mag ervan uitgaan dat de gever zijn of haar best heeft gedaan om iets passends voor je vinden.
Iets delen waar je goed in bent is net zoiets als cadeautjes weggeven. En ik deel graag iets met anderen.

Heb je opmerkingen, aanvullingen, suggesties? Laat het vooral even weten via onze contactpagina!
Wil je op onze mailinglijst voor blogs opgenomen worden?
Blogs

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en
overheid

 

post

Digitaal archiveren

DIGITAAL ARCHIVEREN

Digitaal archiveren gaat over het opslaan van documenten en e-mails op je computer of in de Cloud, zodat je ze ook weer snel kunt terugvinden.digitaal archiveren
Vergelijk dit met een schoenenkast waarin je alle schoenen van het hele gezin door elkaar heen kunt leggen OF je slaat ze netjes gesorteerd op met bijbehorende accessoires.

digitaal archiveren

Wat wil je bewaren en hoe lang?

Bedenk eerst wat je wilt bewaren. Sommige documenten zijn maar tijdelijk nodig. Anderen moet je wat langer of soms zelfs wel jarenlang bewaren. Denk aan financiële gegevens: de belastingdienst geeft hiervoor bepaalde bewaartermijnen aan. Ook voor personele gegevens zijn bepaalde wettelijke bewaartermijnen.

Hoe moet je starten?

Het is zinvol een goede mappenstructuur te maken en te beheren. Het goed onderhouden van je digitale archief vergt regelmatige inspanning en consequent werken.
Een slecht bijgehouden of ongeordend archief is achteraf nauwelijks meer te raadplegen.
Maak een overzicht, een soort organisatieschema van de documenten die je bewaart.
Bijvoorbeeld per afdeling, soort werk, opdrachtgever, klant. Dat wordt je hoofdindeling.
Daaronder kun je nog een verdere structuur aanbrengen.
Let op: Te veel lagen in je structuur maakt het geheel niet altijd inzichtelijker! Ook met de documentnaam kun je al heel wat duidelijkheid bereiken! En je kunt altijd digitaal zoeken op documentnaam of inhoud van een document.

Waarom een mappenstructuur?

Met een goede mappenstructuur creëer je:
• Duidelijkheid en inzichtelijkheid voor iedereen die ermee moet werken
• Bewaartermijnen, recht van inzage enzovoort kunnen makkelijker op mapniveau worden geregeld
• De gekozen mappenstructuur kun je ook toepassen in je mailbox en in je papieren archief of andere media waar je informatie opslaat. Dit creëert eenheid en helderheid

Duurzaam digitaal archiveren in 10 stappen:

Duurzaam archiveren

 

 

 

 

 

 

Meer weten?
Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

post

Evenement organiseren en uitnodigen deelnemers

Evenement organiseren en uitnodigen deelnemers

Evenement organiseren en uitnodigen deelnemers

Als je een evenement gaat organiseren, heb je een aantal zaken nodig zoals: een thema, een spreker, een locatie, een gastvrouw of gastheer, hapjes en drankjes, technische ondersteuning, een datum en tijdstip van het event. Actie: Evenement organiseren en uitnodigen deelnemers!

Want: hoe goed je ook alles geregeld hebt: het allerbelangrijkste voor een geslaagd evenement zijn de deelnemers! Zonder deelnemers geen succes.

Bij een succesvol evenement zijn deelnemers essentieel!
Er zijn veel methodes om mooie en aansprekende uitnodigingen te maken, je kunt afbeeldingen of foto’s toevoegen om de uitnodiging aantrekkelijk te maken. Vervolgens moet je deze uitnodigingen versturen.

Wil je gericht mensen uitnodigen, dan is een mailinglijst aan te bevelen. Je kunt de uitnodigingen op verschillende manieren versturen naar de mensen op je mailinglijst.

Evenement organiseren en uitnodigen deelnemers

Meer weten?
Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

post

Tips voor effectieve beursdeelname

Tips voor effectieve beursdeelname

tips voor effectieve beursdeelname
Komen de klanten niet vanzelf naar je toe of wil je graag uitbreiden en je wilt nieuwe bronnen aanboren? De meeste mensen hebben een hekel aan koud bellen oftewel koude aqcuisitie en willen ook liever niet koud gebeld worden. Deelnemen aan een beurs kan dan een optie zijn om heel veel potentiële klanten te ontmoeten in een relatief kort tijdbestek.
Overweeg je om zelf te gaan deelnemen aan een beurs? Dan ben je misschien op zoek naar tips voor effectieve beursdeelname.

Want: hoe pak je dat nu effectief aan? Wat maakt dat die beurs voor jouw bedrijf succesvol wordt? Waar moet je allemaal op letten?
Als je wilt gaan deelnemen ga je waarschijnlijk ruim van tevoren bezig met het plannen van je stand en de focus van je marketing.

Maar als je een mooie stand hebt en de relaties die je daar graag wilt binnenhalen vinden je niet, dan is dat niet echt zinvol!

Ook als je niet zelf een stand op de beurs hebt en je wilt wel je relaties ontmoeten of nieuwe contacten leggen, zul je een plan moeten hebben. Want zomaar kris kras zonder plan rond gaan lopen op een beurs, is niet wat bedoeld wordt met effectieve beursdeelname!

Waar moet je nu allemaal op letten om een effectieve beursdeelname te hebben?

Wat zijn de voordelen van een beurs boven bijvoorbeeld koude aqcuisitie?


tips voor effectieve beursdeelname

contact

Het organiseren van vergaderingen blog

Het organiseren van vergaderingen

vergaderingen
Vergaderen is voor veel mensen iets dat nu eenmaal bij hun werk hoort. Vaak worden vergaderingen gezien als een “noodzakelijk kwaad”, een verplicht overleg. Jammer, want een goede vergadering draagt bij aan een goede bedrijfsvoering. Het is het moment om met elkaar in overleg te gaan om afspraken te maken, een koers uit te stippelen, problemen aan de kaak te stellen, een nieuw project toe te lichten en ga zo maar door. Helaas is effectief vergaderen een kunst en de eerlijkheid gebiedt te zeggen dat veel bedrijven deze kunst niet beheersen.
Het op de juiste wijze organiseren van vergaderingen is de basis van een goede vergadering. We zullen kort stil staan bij een aantal belangrijke stappen die horen bij het organiseren van vergaderingen. Op deze manier krijg je niet alleen een beeld van hoe een goede vergadering moet worden voorbereid, maar zie je tevens het belang in van de verschillende stappen.

Meer weten?

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

Blog Notuleertips: Standaard uitdrukkingen in notulen

Standaard uitdrukkingen in notulen

Standaard uitdrukkingen in notulenBij uitgebreide notulen loop je vaak tegen een uitdaging aan. Zeker als je zoveel mogelijk sprekers moet vermelden. Je kunt niet steeds schrijven “Dhr. X zegt…. Mw. Y zegt…”. Je hebt variatie nodig in je woordenschat om het geheel leesbaar te houden. Je moet dus meer onderscheid in de standaard uitdrukkingen in notulen hebben.
We hebben een aantal mogelijkheden onder elkaar gezet.

Standaard uitdrukkingen in notulen

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

Uw vriendelijkheid zij alle mensen bekend

Uw vriendelijkheid zij alle mensen bekend

Herken je dit: van die “nep-enthousiaste” of “semi-zelfverzekerde” mensen aan de telefoon die je willen doen geloven dat ze hebben afgesproken om contact op te nemen met je baas? En heb je dan ook de neiging om maar meteen door te verbinden? Want je wilt immers netjes, correct, zakelijk, klantvriendelijk, enzovoort de telefoon beantwoorden.Immers, je wilt graag uitstralen: “Uw vriendelijkheid zij alle mensen bekend”.

FOUT!

Uw vriendelijkheid zij alle mensen bekend

Het is natuurlijk de kunst als secretaresse om zo snel mogelijk de benodigde informatie van de beller te krijgen. Time is of the essence natuurlijk!
Er zijn bellers die niets tegen jou willen vertellen, maar alleen tegen je baas. Dan moet je toch nog een beetje diplomatiek zien te achterhalen waar het over gaat. En zodra je dat te weten bent gekomen, kun je ook inschatten of dit een echt gewenst contact voor je baas is. Misschien moet een collega dit wel afhandelen of ben je zelf de aangewezen persoon hiervoor.

Wil je weten hoe je hiermee om moet gaan?

Uw vriendelijkheid zij alle mensen bekend

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

Blog Hoe maak je professionele notulen?

Blog Hoe maak je professionele notulen?

Blog Hoe maak je professionele notulen?
Je kent het vast wel…… Je hebt een vergadering en er wordt gevraagd wie de notulen van deze vergadering wil maken. Voor velen niet het leukste en gemakkelijkste klusje. Lang niet iedereen weet immers hoe je goede en professionele notulen maakt. Misschien ben jij ook wel iemand die hoopt dat het niet jouw beurt zal zijn. Toch zal ook jij waarschijnlijk een keer de notulist van een vergadering zijn.


Om je op weg te helpen beschrijven we in een artikel kort maar krachtig hoe jij je straks geen zorgen hoeft te maken over het verschijnsel notuleren:

Waarom maak je eigen verslag?
Notuleren op je laptop
Kort en bondig en…..volledig!
Klaar?
Deelnemen aan de vergadering & notuleren?

Wil je dit artikel lezen?

notulen

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

post

Blog 5 tips voor telefoonbeantwoording

 

Blog 5 tips voor telefoonbeantwoording

5 tips voor telefoonbeantwoording

Blog 5 tips voor telefoonbeantwoording

Hoe effectief en klantgericht is je telefoonbeantwoording? De telefoon is het eerste contact met je bedrijf. Juist hier kun je het verschil maken met je concurrenten.

Als je gebeld wordt door een potentiële klant, wil je deze natuurlijk binnenhalen. Dit eerste (telefonische) contact is de eerste indruk van je bedrijf en kan niet even worden overgedaan. Een antwoordapparaat en voicemail zijn alleen populair bij de gebruikers, maar zeker niet bij je klanten of relaties.

Er ontstaat onzekerheid over: wordt het bericht wel afgeluisterd? En dan? Word ik teruggebeld? En wanneer? Sta daarom de bellers zoveel mogelijk zelf te woord en doe dat klantgericht!

5 tips voor telefoonbeantwoording

Wil je de 5 tips weten ?

Blog 5 tips voor telefoonbeantwoording

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid