post

Blogs over secretariaatszaken

Bloggen…

Blogs. Cadeautjes weggeven, hoe leuk is dat?

Niet iedereen vindt elk cadeautje even leuk of even nuttig. Maar je mag ervan uitgaan dat de gever zijn of haar best heeft gedaan om iets passends voor je vinden.
Iets delen waar je goed in bent is net zoiets als cadeautjes weggeven. En ik deel graag iets met anderen.

Heb je opmerkingen, aanvullingen, suggesties? Laat het vooral even weten via onze contactpagina!
Wil je op onze mailinglijst voor blogs opgenomen worden?
Blogs

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en
overheid

post

Secretariaat op afstand nieuw? Niet voor ons!

Secretariaat op afstand nieuw? Niet voor ons!

Secretariaat op afstand nieuw? Niet voor ons!

Secretariaat op afstand nieuw? Niet voor ons! Wij werken al meer dan 10 jaar zeer effectief op (fysieke) afstand van onze klanten.

Uw Eigen Secretariaat is een volwaardig, alles-in-één secretariaatsbureau dat niets te wensen over laat. Wat secretaressetaken betreft dan. Virtual assistants, executive assistants oftewel, voor de gewone Nederlander, secretaresses verzorgen op afstand alle werkzaamheden die een opdrachtgever uit handen wil geven. En ja, dit gaat verder dan alleen brieven typen en telefoontjes aannemen – veel verder!

De coronacrisis heeft in korte tijd veel teweeggebracht. Een van de belangrijkste verschuivingen in de richting ‘ons nieuwe normaal’ is thuiswerken oftewel werken op afstand. Voor vele werknemers is dit een nieuwe ervaring maar de medewerkers van Uw Eigen Secretariaat doen al jaren niet anders. Wel met een kanttekening: meestal zijn ze in ons kantoor in Siddeburen te vinden omdat ze daar alle tools en programma’s tot hun beschikking hebben. Echter betekent in deze tijd ook bij ons werken op afstand regelmatig thuiswerken. Dubbel werken op afstand dus maar zonder dat onze opdrachtgevers er ook maar iets van merken.

Alle ruimte voor de agenda van de opdrachtgever

De medewerkers van Uw Eigen Secretariaat hebben geen eigen agenda, zij houden zich alleen maar bezig met de agenda’s van hun opdrachtgevers, zowel in letterlijke als overdrachtelijke zin. Dat houdt in eerste instantie de daadwerkelijke agenda in die foutloos wordt bijgehouden. Geen dubbele of vergeten afspraken meer, geen conference calls waarvoor geen uitnodigingen zijn verstuurd – alleen stiptheid en efficiëntie.

Maar ook in overdrachtelijke zin zijn wij de steun en toeverlaat van onze opdrachtgevers en hun agenda’s. Naast de ‘gewone’, meer routinematige secretaressewerkzaamheden als e-mail en database management, agendabeheer en notuleren denken onze medewerkers op alle fronten mee; bijvoorbeeld door het bijhouden van websites en social media, het organiseren van events, het fungeren als sparringpartner en het ondersteunen van projecten.

Kwaliteit is geen toeval

En het is ook geen toeval dat dit onze slogan is. Er wordt al jaren beweerd dat de functie van secretaresse, op afstand of op kantoor, overbodig is, dat managers ook zichzelf prima kunnen managen, dat er meer dan genoeg tools zijn om dit te faciliteren en dat de taken van de secretaresse binnenkort sowieso door AI (Artificial Intelligence) worden overgenomen.

Maar niets gaat boven persoonlijk contact en persoonlijke ondersteuning en het leveren van een kwaliteitsniveau dat alleen een ervaren en door de wol geverfde secretaresse kan bieden!

Om terug te komen op werken op afstand: het schijnt dat er in deze tijd van social distancing ook professional distancing zijn intrede heeft gedaan. De thuiswerkende officemanager heeft moeite om het dagelijkse reilen en zeilen op kantoor te blijven sturen en de secretaresse heeft minder vaak en meer oppervlakkig contact met haar manager.

Wij zijn van mening dat het aan de ondersteuner zelf is om hier op tijd bij te sturen en het heft in eigen handen te nemen. Ook dát kunt u van de medewerkers van Uw Eigen Secretariaat verwachten. Wij zijn gewend om proactief te werken en onze opdrachtgevers attent te maken op mogelijke problemen en struikelblokken en meteen met de oplossing te komen. Ook dat hoort gewoon bij onze dienstverlening.

Professionele ondersteuning is en blijft onmisbaar, ook en vooral in deze tijd.

Secretariaat op afstand nieuw? Niet voor ons!
post

Blog Online vergaderen met Teams

Online vergaderen met Teams

Blog Online vergaderen met Teams

Blog Online vergaderen met Teams, en ook chatten en bellen, is een ideale ondersteuning voor thuiswerken. Alle informatie compact bij elkaar en voor iedereen inzichtelijk. Je kunt voor een vergadering of overleg niet alleen interne collega’s uitnodigen, maar ook gasten van buiten. Deze gasten hoeven geen Office 365 of Teams-licentie te hebben.

Vergadering plannen vanuit Outlook

De start van online vergaderen met Teams is je eigen Outlook-agenda. Dit is makkelijk en voor iedereen herkenbaar. En je kunt alles overzichtelijk bij elkaar houden.

Vraag voor de stap voor stap de instructie om een afspraak in Teams te maken vanuit je eigen Outlook-agenda:

Blog Online vergaderen met Teams
post

Blog BERICHTEN aan WordPress toevoegen

BERICHTEN aan WordPress toevoegen

BERICHTEN aan WordPress toevoegen

Wil je zelf berichten aan WordPress toevoegen en weet je niet hoe dat moet?

Achtergrondinformatie:

Pagina’s in WordPress

Met pagina’s krijgt de lezer achtergrondinformatie over je organisatie.

Pagina’s zijn normaal gesproken gekoppeld aan de menu’s van je website. Hierin is de algemene informatie te vinden over de organisatie waar de website van is. Deze pagina’s zijn niet aan een bepaald tijdstip gebonden.

Berichten in WordPress

Berichten kun je gebruiken voor het publiceren van inhoud met een publicatiedatum. Bijvoorbeeld nieuwsitems, evenementen, actualiteiten, blogs, aanbiedingen.

Ik heb een eenvoudige handleiding voor je geschreven, die je de mogelijkheden van berichten aan WordPress toevoegen laat zien.

Meer over berichten aan WordPress toevoegen:

Berichten in WordPress
post

Blog Hoofdletters in kleine letters omzetten

Hoofdletters in kleine letters omzetten

Herken je dat? Je hebt een heel stuk getypt en dat kom je erachter dat de CAPLOCK aan staat! Of je wilt in een database alle plaatsnamen met hoofdletters vermelden.

Je kunt dan natuurlijk alles overtypen, maar je kunt er ook voor kiezen om deze handige Officetool te gebruiken, waarmee je HOOFDLETTERS in kleine letters omzetten kunt toepassen

Wil je de tips weten?

Hoofdletters in kleine letters omzetten
post

Digitaal archiveren

DIGITAAL ARCHIVEREN

Digitaal archiveren gaat over het opslaan van documenten en e-mails op je computer of in de Cloud, zodat je ze ook weer snel kunt terugvinden.digitaal archiveren
Vergelijk dit met een schoenenkast waarin je alle schoenen van het hele gezin door elkaar heen kunt leggen OF je slaat ze netjes gesorteerd op met bijbehorende accessoires.

digitaal archiveren

Wat wil je bewaren en hoe lang?

Bedenk eerst wat je wilt bewaren. Sommige documenten zijn maar tijdelijk nodig. Anderen moet je wat langer of soms zelfs wel jarenlang bewaren. Denk aan financiële gegevens: de belastingdienst geeft hiervoor bepaalde bewaartermijnen aan. Ook voor personele gegevens zijn bepaalde wettelijke bewaartermijnen.

Hoe moet je starten?

Het is zinvol een goede mappenstructuur te maken en te beheren. Het goed onderhouden van je digitale archief vergt regelmatige inspanning en consequent werken.
Een slecht bijgehouden of ongeordend archief is achteraf nauwelijks meer te raadplegen.
Maak een overzicht, een soort organisatieschema van de documenten die je bewaart.
Bijvoorbeeld per afdeling, soort werk, opdrachtgever, klant. Dat wordt je hoofdindeling.
Daaronder kun je nog een verdere structuur aanbrengen.
Let op: Te veel lagen in je structuur maakt het geheel niet altijd inzichtelijker! Ook met de documentnaam kun je al heel wat duidelijkheid bereiken! En je kunt altijd digitaal zoeken op documentnaam of inhoud van een document.

Waarom een mappenstructuur?

Met een goede mappenstructuur creëer je:
• Duidelijkheid en inzichtelijkheid voor iedereen die ermee moet werken
• Bewaartermijnen, recht van inzage enzovoort kunnen makkelijker op mapniveau worden geregeld
• De gekozen mappenstructuur kun je ook toepassen in je mailbox en in je papieren archief of andere media waar je informatie opslaat. Dit creëert eenheid en helderheid

Duurzaam digitaal archiveren in 10 stappen:

Duurzaam archiveren

 

 

 

 

 

 

Meer weten?
Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

post

Evenement organiseren en uitnodigen deelnemers

Evenement organiseren en uitnodigen deelnemers

Evenement organiseren en uitnodigen deelnemers

Als je een evenement gaat organiseren, heb je een aantal zaken nodig zoals: een thema, een spreker, een locatie, een gastvrouw of gastheer, hapjes en drankjes, technische ondersteuning, een datum en tijdstip van het event. Actie: Evenement organiseren en uitnodigen deelnemers!

Want: hoe goed je ook alles geregeld hebt: het allerbelangrijkste voor een geslaagd evenement zijn de deelnemers! Zonder deelnemers geen succes.

Bij een succesvol evenement zijn deelnemers essentieel!
Er zijn veel methodes om mooie en aansprekende uitnodigingen te maken, je kunt afbeeldingen of foto’s toevoegen om de uitnodiging aantrekkelijk te maken. Vervolgens moet je deze uitnodigingen versturen.

Wil je gericht mensen uitnodigen, dan is een mailinglijst aan te bevelen. Je kunt de uitnodigingen op verschillende manieren versturen naar de mensen op je mailinglijst.

Evenement organiseren en uitnodigen deelnemers

Meer weten?
Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

post

Tips voor effectieve beursdeelname

Tips voor effectieve beursdeelname

tips voor effectieve beursdeelname
Komen de klanten niet vanzelf naar je toe of wil je graag uitbreiden en je wilt nieuwe bronnen aanboren? De meeste mensen hebben een hekel aan koud bellen oftewel koude aqcuisitie en willen ook liever niet koud gebeld worden. Deelnemen aan een beurs kan dan een optie zijn om heel veel potentiële klanten te ontmoeten in een relatief kort tijdbestek.
Overweeg je om zelf te gaan deelnemen aan een beurs? Dan ben je misschien op zoek naar tips voor effectieve beursdeelname.

Want: hoe pak je dat nu effectief aan? Wat maakt dat die beurs voor jouw bedrijf succesvol wordt? Waar moet je allemaal op letten?
Als je wilt gaan deelnemen ga je waarschijnlijk ruim van tevoren bezig met het plannen van je stand en de focus van je marketing.

Maar als je een mooie stand hebt en de relaties die je daar graag wilt binnenhalen vinden je niet, dan is dat niet echt zinvol!

Ook als je niet zelf een stand op de beurs hebt en je wilt wel je relaties ontmoeten of nieuwe contacten leggen, zul je een plan moeten hebben. Want zomaar kris kras zonder plan rond gaan lopen op een beurs, is niet wat bedoeld wordt met effectieve beursdeelname!

Waar moet je nu allemaal op letten om een effectieve beursdeelname te hebben?

Wat zijn de voordelen van een beurs boven bijvoorbeeld koude aqcuisitie?


tips voor effectieve beursdeelname

contact

Het organiseren van vergaderingen blog

Het organiseren van vergaderingen

vergaderingen
Vergaderen is voor veel mensen iets dat nu eenmaal bij hun werk hoort. Vaak worden vergaderingen gezien als een “noodzakelijk kwaad”, een verplicht overleg. Jammer, want een goede vergadering draagt bij aan een goede bedrijfsvoering. Het is het moment om met elkaar in overleg te gaan om afspraken te maken, een koers uit te stippelen, problemen aan de kaak te stellen, een nieuw project toe te lichten en ga zo maar door. Helaas is effectief vergaderen een kunst en de eerlijkheid gebiedt te zeggen dat veel bedrijven deze kunst niet beheersen.
Het op de juiste wijze organiseren van vergaderingen is de basis van een goede vergadering. We zullen kort stil staan bij een aantal belangrijke stappen die horen bij het organiseren van vergaderingen. Op deze manier krijg je niet alleen een beeld van hoe een goede vergadering moet worden voorbereid, maar zie je tevens het belang in van de verschillende stappen.

Meer weten?

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

Blog Notuleertips: Standaard uitdrukkingen in notulen

Standaard uitdrukkingen in notulen

Standaard uitdrukkingen in notulenBij uitgebreide notulen loop je vaak tegen een uitdaging aan. Zeker als je zoveel mogelijk sprekers moet vermelden. Je kunt niet steeds schrijven “Dhr. X zegt…. Mw. Y zegt…”. Je hebt variatie nodig in je woordenschat om het geheel leesbaar te houden. Je moet dus meer onderscheid in de standaard uitdrukkingen in notulen hebben.
We hebben een aantal mogelijkheden onder elkaar gezet.

Standaard uitdrukkingen in notulen

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid