post

Digitaal archiveren

DIGITAAL ARCHIVEREN

Digitaal archiveren gaat over het opslaan van documenten en e-mails op je computer of in de Cloud, zodat je ze ook weer snel kunt terugvinden.digitaal archiveren
Vergelijk dit met een schoenenkast waarin je alle schoenen van het hele gezin door elkaar heen kunt leggen OF je slaat ze netjes gesorteerd op met bijbehorende accessoires.

digitaal archiveren

Wat wil je bewaren en hoe lang?

Bedenk eerst wat je wilt bewaren. Sommige documenten zijn maar tijdelijk nodig. Anderen moet je wat langer of soms zelfs wel jarenlang bewaren. Denk aan financiële gegevens: de belastingdienst geeft hiervoor bepaalde bewaartermijnen aan. Ook voor personele gegevens zijn bepaalde wettelijke bewaartermijnen.

Hoe moet je starten?

Het is zinvol een goede mappenstructuur te maken en te beheren. Het goed onderhouden van je digitale archief vergt regelmatige inspanning en consequent werken.
Een slecht bijgehouden of ongeordend archief is achteraf nauwelijks meer te raadplegen.
Maak een overzicht, een soort organisatieschema van de documenten die je bewaart.
Bijvoorbeeld per afdeling, soort werk, opdrachtgever, klant. Dat wordt je hoofdindeling.
Daaronder kun je nog een verdere structuur aanbrengen.
Let op: Te veel lagen in je structuur maakt het geheel niet altijd inzichtelijker! Ook met de documentnaam kun je al heel wat duidelijkheid bereiken! En je kunt altijd digitaal zoeken op documentnaam of inhoud van een document.

Waarom een mappenstructuur?

Met een goede mappenstructuur creëer je:
• Duidelijkheid en inzichtelijkheid voor iedereen die ermee moet werken
• Bewaartermijnen, recht van inzage enzovoort kunnen makkelijker op mapniveau worden geregeld
• De gekozen mappenstructuur kun je ook toepassen in je mailbox en in je papieren archief of andere media waar je informatie opslaat. Dit creëert eenheid en helderheid

Duurzaam digitaal archiveren in 10 stappen:

Duurzaam archiveren

 

 

 

 

 

 

Meer weten?
Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

post

Evenement organiseren en uitnodigen deelnemers

Evenement organiseren en uitnodigen deelnemers

Evenement organiseren en uitnodigen deelnemers

Als je een evenement gaat organiseren, heb je een aantal zaken nodig zoals: een thema, een spreker, een locatie, een gastvrouw of gastheer, hapjes en drankjes, technische ondersteuning, een datum en tijdstip van het event. Actie: Evenement organiseren en uitnodigen deelnemers!

Want: hoe goed je ook alles geregeld hebt: het allerbelangrijkste voor een geslaagd evenement zijn de deelnemers! Zonder deelnemers geen succes.

Bij een succesvol evenement zijn deelnemers essentieel!
Er zijn veel methodes om mooie en aansprekende uitnodigingen te maken, je kunt afbeeldingen of foto’s toevoegen om de uitnodiging aantrekkelijk te maken. Vervolgens moet je deze uitnodigingen versturen.

Wil je gericht mensen uitnodigen, dan is een mailinglijst aan te bevelen. Je kunt de uitnodigingen op verschillende manieren versturen naar de mensen op je mailinglijst.

Evenement organiseren en uitnodigen deelnemers

Meer weten?
Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

post

Privacywetgeving voor alle ondernemers

Privacywetgeving voor alle ondernemersPrivacywetgeving voor alle ondernemers

Hoe zit het met de nieuwe privacywetgeving voor alle ondernemers die in mei ingaat? Waar moet je als ondernemer allemaal aan voldoen?
Neem op tijd acties! De boetes bij overtredingen zijn niet mals!

Op 25 mei 2018 wordt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. 

Lees je wijzer in onderstaand artikel en gebruik de tool die beschikbaar wordt gesteld door onder andere het Ministerie van Economische Zaken.

Privacyverklaring generator volgens de privacywetgeving voor alle ondernemers

Als midden- of kleinbedrijf lever je goederen en/of diensten aan klanten. Hiervoor heb je persoonsgegevens nodig. Wat je met deze gegevens doet, vertel je aan je klant in een privacyverklaring op je website. Hiertoe ben je ook wettelijk verplicht.

De privacyverklaring generator op deze website helpt je aan een basistekst voor deze privacyverklaring die:
* voldoet aan de nieuwe privacywetgeving die in mei 2018 in werking treedt (de AVG)
* kort en voor je klanten begrijpelijk is
* zo goed als mogelijk is toegespitst op jouw bedrijf (je moet hier en daar wel zelf nog wat gegevens toevoegen)

contact

Wil je hulp bij het verzamelen van privacyverklaringen van je klanten volgens de Privacywetgeving voor alle ondernemers?

Dit artikel is bedoeld om je op weg te helpen bij de privacywetgeving voor alle ondernemers. Uw Eigen Secretariaat pretendeert niet hiermee uitputtend te zijn, maar geeft hiermee wel richtlijnen die voor veel ondernemers afdoende zullen zijn om te voldoen aan de privacywetgeving voor alle ondernemers.

Thema Zakelijk voor de privacywetgeving voor alle ondernemers

Op de pagina’s voor ondernemers vind je nog veel meer informatie en tips en tricks om persoonsgegevens te beschermen en de cybersecurity van je bedrijf te vergroten.

Plichten van de verwerkingsverantwoordelijke volgens de AVG

De plichten van de verwerkingsverantwoordelijke volgens de AVG zijn vermeld in de Handleiding Algemene verordening gegevensbescherming.

IN 10 STAPPEN VOORBEREID OP DE AVG
Privacywetgeving voor alle ondernemers

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer.
Wat verandert er?
De AVG versterkt de positie van de betrokkenen (de mensen van wie gegevens worden verwerkt). Zij krijgen nieuwe privacyrechten en hun bestaande rechten worden sterker. Organisaties die persoonsgegevens verwerken krijgen meer verplichtingen. De nadruk ligt –meer dan nu –op de verantwoordelijkheid van organisaties om te kunnen aantonen dat zij zich aan de wet houden.
Wat kan ik doen?
Als organisatie kun je nu alvast stappen ondernemen om straks klaar te zijn voor de AVG. Om je hierbij te helpen, heeft de Autoriteit Persoonsgegevens de 10 belangrijkste stappen voor je op een rijtje gezet.
In het grote AVG-dossier op de website van de AP vind je de antwoorden op veelgestelde vragen.
STAP 1: BEWUSTWORDING
Zorg ervoor dat de relevante mensen in je organisatie (zoals beleidsmakers) op de hoogte zijn van de nieuwe privacyregels. Zij moeten inschatten wat de impact van de AVG is op je huidige processen, diensten en goederen en welke aanpassingen nodig zijn om aan de AVG te voldoen.
Houd er rekening mee dat de implementatie van de AVG veel kan vragen van de beschikbare menskracht en middelen en begin er daarom op tijd mee.
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) biedt instrumenten die je kunnen helpen om de AVG na te leven. Zoals de website hulpbijprivacy.nl en de AVG-regelhulp. Maar ook guidelines die zijn opgesteld samen met de andere privacytoezichthouders in Europa.
Bedenk dat de AP je organisatie sancties kan opleggen van maximaal 20 miljoen euro of 4% van je wereldwijde omzet als je je niet aan de nieuwe privacywetgeving houdt.
STAP 2: RECHTEN VAN BETROKKENEN
Onder de AVG krijgen de mensen van wie je persoonsgegevens verwerkt meer en verbeterde privacyrechten. Zorg er daarom voor dat zij hun privacyrechten goed kunnen uitoefenen.
Denk daarbij aan bestaande rechten, zoals het recht op inzage en het recht op correctie en verwijdering. Maar houd ook alvast rekening met nieuwe rechten, zoals het recht op dataportabiliteit. Bij dit recht moet je ervoor zorgen dat betrokkenen hun gegevens makkelijk kunnen krijgen en vervolgens kunnen doorgeven aan een andere organisatie als ze dat willen.
Ook kunnen mensen bij de AP klachten indienen over de manier waarop je met hun gegevens omgaat. De AP is verplicht deze klachten te behandelen.
STAP 3: OVERZICHT VERWERKINGEN
Breng je gegevensverwerkingen in kaart. Documenteer welke persoonsgegevens je verwerkt en met welk doel je dit doet, waar deze gegevens vandaan komen en met wie je ze deelt.
Onder de AVG heb je een verantwoordingsplicht, wat inhoudt dat je moet kunnen aantonen dat je organisatie in overeenstemming met de AVG handelt. Het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten is onderdeel van de verantwoordingsplicht.
Je kunt het register ook nodig hebben als betrokkenen hun privacyrechten uitoefenen. Als zij je vragen hun gegevens te corrigeren of te verwijderen, moet je dit doorgeven aan de organisaties waarmee je hun gegevens hebt gedeeld.
STAP 4: DATA PROTECTION IMPACT ASSESSMENT
Onder de AVG kun je verplicht zijn een zogeheten data protection impact assessment (DPIA) uit te voeren. Dat is een instrument om vooraf de privacyrisico’s van een gegevensverwerking in kaart te brengen. En vervolgens maatregelen te kunnen nemen om de risico’s te verkleinen.
Je moet een DPIA uitvoeren als je beoogde gegevensverwerking waarschijnlijk een hoog privacyrisico met zich meebrengt. Je kunt nu alvast inschatten of je straks DPIA’s moet uitvoeren en hoe je dit dan gaat aanpakken.
Komt straks uit een DPIA naar voren dat je beoogde verwerking een hoog risico oplevert?
En lukt het je niet om maatregelen te vinden om dit risico te beperken? Dan moet je met de AP overleggen voordat je met de verwerking start. Dit wordt een voorafgaande raadpleging genoemd. De AP beoordeelt dan of de voorgenomen verwerking in strijd is met de AVG. Is dit het geval, dan ontvang je een schriftelijk advies van de AP.
STAP 5: PRIVACY BY DESIGN & PRIVACY BY DEFAULT
Maak je organisatie nu al vertrouwd met de onder de AVG verplichte uitgangspunten van privacy by design en privacy by default en ga na hoe je deze beginselen binnen uw organisatie kunt invoeren.
Privacy by design houdt in dat je er al bij het ontwerpen van producten en diensten voor zorgt dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Maar bijvoorbeeld ook dat je niet meer gegevens verzamelt dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking. En dat je de gegevens niet langer bewaart dan nodig.
Privacy by default houdt in dat je technische en organisatorische maatregelen moet nemen om ervoor te zorgen dat je, als standaard, alléén persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel dat je wilt bereiken. Bijvoorbeeld door:
• een app die je aanbiedt niet de locatie van gebruikers te laten registeren als dat niet nodig is;
• op je website het vakje ‘Ja, ik wil aanbiedingen ontvangen’ niet vooraf aan te vinken;
• als iemand zich op je nieuwsbrief wil abonneren niet meer gegevens te vragen dan nodig is.
STAP 6: FUNCTIONARIS VOOR DE GEGEVENSBESCHERMING
Onder de AVG kunnen organisaties verplicht zijn om een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Bepaal nu alvast of dit voor jouw organisatie geldt.
Zo ja, wacht dan niet te lang met het werven van een FG. Uiteraard mag je organisatie ook vrijwillig een FG aanstellen.
STAP 7: MELDPLICHT DATALEKKEN
De meldplicht datalekken blijft onder de AVG grotendeels hetzelfde. De AVG stelt wel strengere eisen aan je eigen registratie van de datalekken die zich in jouw organisatie hebben voorgedaan.
Je moet alle datalekken documenteren. Met deze documentatie moet de AP kunnen controleren of je aan de meldplicht hebt voldaan. Dit gaat verder dan de huidige protocolplicht uit de Wbp, die alleen betrekking heeft op de gemelde datalekken.
De Europese privacytoezichthouders hebben in oktober 2017 guidelines gepubliceerd over de meldplicht datalekken onder de AVG. Deze guidelines zijn nog niet definitief, maar staan open voor publieke consultatie. Wanneer de guidelines definitief zijn, kunnen wij je volledig informeren over de meldplicht datalekken onder de AVG.
STAP 8: VERWERKERSOVEREENKOMSTEN
Heb je je gegevensverwerking uitbesteed aan een verwerker? Beoordeel dan of de overeengekomen maatregelen in bestaande contracten met je verwerkers nog steeds toereikend zijn. En of deze voldoen aan de eisen die de AVG aan verwerkersovereenkomsten stelt. Zo niet, breng dan tijdig noodzakelijke wijzigingen aan.
STAP 9: LEIDENDE TOEZICHTHOUDER
Heeft je organisatie vestigingen in meerdere EU-lidstaten? Of hebben je gegevensverwerkingen in meerdere lidstaten impact? Dan hoef je onder de AVG nog maar met één privacytoezichthouder zaken te doen. Dit wordt de leidende toezichthouder genoemd. Geldt dit voor jouw organisatie, bepaal dan onder welke privacytoezichthouder je valt.
STAP 10: TOESTEMMING
Voor sommige gegevensverwerkingen heb je toestemming nodig van de betrokkenen. De AVG stelt strengere eisen aan toestemming. Evalueer daarom de manier waarop je toestemming vraagt, krijgt en registreert. Pas deze wijze indien nodig aan. Nieuw is dat je moet kunnen aantonen dat je geldige toestemming van mensen hebt gekregen om hun persoonsgegevens te verwerken. En dat het voor mensen net zo makkelijk moet zijn om hun toestemming in te trekken als om die te geven.

Meer informatie over de privacywetgeving voor alle ondernemers

Kijk voor meer informatie over het verwerken van persoonsgegevens volgens de privacywetgeving voor alle ondernemers en de wet Meldplicht datalekken op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens*. Hier vind je onder andere de richtsnoeren van de Autoriteit Persoonsgegevens* voor het verwerken van persoonsgegevens, informatie over de meldingsplicht voor het verwerken van persoonsgegevens* en alles over de meldplicht datalekken*.

*Door op de links te klikken, word je naar de website in de link gestuurd. De link opent automatisch in een nieuw tabblad

privacywetgeving voor alle ondernemers Privacywetgeving voor alle ondernemers

Hulp bij beursdeelname

Hulp bij beursdeelname

Ga je zelf deelnemen aan een beurs?
Dan ben je waarschijnlijk ruim van tevoren bezig met het plannen
van je stand en de focus van je marketing.
Maar als je een mooie stand hebt en de relaties die je daar
graag wilt binnenhalen vinden je niet, dan is dat niet echt zinvol!
Ook als je zelf niet een stand op de beurs hebt en je wilt wel je relaties ontmoeten, zullen ze toch moeten weten dat je er bent!

Wil je hulp bij het organiseren van de beurs?
Schakel Uw Eigen Secretariaat in voor hulp bij beursdeelname:

  • relaties uitnodigen
  • relatiekaarten toesturen of mailen
  • mailing voor de beurs versturen, verwerken en rubriceren


contact

Hulp na de beurs

Ook het digitaliseren van de visitekaartjes en andere contactgegevens die je op de beurs krijgt, nemen wij je graag uit handen.

  • digitaliseren
  • mailing ma de beurs versturen, verwerken en rubriceren
  • nabellen van personen op de mailinglijst en inplannen van afspraken

hulp bij beursdeelname

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

Secretaresse of telefoniste met zwangerschapsverlof?

Secretaresse of telefoniste met zwangerschapsverlof?

Je kunt blij voor haar zijn als je secretaresse of telefoniste met zwangerschapsverlof gaat, maar daarnaast moet je ook zorgen dat de telefonische bereikbaarheid van je bedrijf gegarandeerd blijft.
Want in dit mediatijdperk verwacht je klant eigenlijk dat je altijd bereikbaar bent.

En hoe zit het met de collega’s die nog op kantoor zijn? Moeten die dan alle telefoontjes aannemen als bijvoorbeeld de secretaresse of telefoniste er niet is? Zitten ze daarop te wachten?


Secretaresse of telefoniste met zwangerschapsverlof?
Klanten verwachten dat ze je bedrijf kunnen bereiken. Potentiële klanten willen ook graag meteen geholpen worden. Maar dat is niet altijd even gemakkelijk. Hoe doe je dat als je secretaresse of telefoniste met zwangerschapsverlof is?

Laat Uw Eigen Secretariaat dit voor je verzorgen, zodat jezelf en je collega’s tijd hebben voor jullie corebusiness!

Secretaresse of telefoniste met zwangerschapsverlof


Als je gebruik maakt van de telefoonservice van Uw Eigen Secretariaat, kunnen wij de telefoon voor je aannemen. Wij zorgen ervoor dat de bellers merken dat ze gehoord worden, dat ze hun vraag of verhaal kwijt kunnen, kortom: dat ze belangrijk voor je zijn!
Desgewenst kan Uw Eigen Secretariaat een gedeelte van de ‘verkoop binnendienst’ overnemen, telefonische navraag doen na het verzenden van een mailing, enzovoort. De klanten en relaties die telefonisch contact opnemen met je bedrijf of instelling worden professioneel te woord gestaan door Uw Eigen Secretariaat.
Je krijgt je binnenkomende telefoontjes via e-mail binnen enkele seconden na beëindiging van het gesprek.

Agenda

We kunnen zelfs afspraken voor je inplannen, zodat je daar ook geen omkijken meer naar hebt!

Er is al een telefoonabonnement van € 62,00 per maand!

Overige secretariaatswerzaamheden

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

Ongestoord op vakantie en telefonisch bereikbaar

Ongestoord op vakantie en telefonisch bereikbaar?

In dit mediatijdperk verwacht je klant eigenlijk dat je altijd bereikbaar bent. Als het niet via de vaste lijn is, dan toch zeker wel via je mobiel.
Maar wil je dat wel altijd? Wil je niet ook gewoon eens even “helemaal weg zijn” van alles? Ongestoord op vakantie en telefonisch bereikbaar?

En hoe zit het met de collega’s die nog op kantoor zijn? Moeten die dan alle telefoontjes aannemen als bijvoorbeeld de secretaresse of telefoniste op vakantie is? Zitten ze daarop te wachten? Ze moeten misschien ook al andere taken van vakantie-vierende collega’s overnemen.

Ongestoord op vakantie en telefonisch bereikbaar?

Ook tijdens de vakantieperiode verwachten (potentiële) klanten dat ze je bedrijf kunnen bereiken. Maar dat is niet altijd even gemakkelijk. Zeker niet als je ZZP-er bent, of misschien heb je wel bedrijfssluiting in de vakantieperiode. Hoe doe je dat met de telefoon in de vakantieperiode? Wil je ook ongestoord op vakantie?

Laat Uw Eigen Secretariaat dit voor je verzorgen, zodat jezelf en je collega’s toekomen aan de welverdiende vakantie!

Ongestoord op vakantie en telefonisch bereikbaar

Ongestoord op vakantie en telefonisch bereikbaar

Mis geen orders of afspraken!
Als je gebruik maakt van de telefoonservice van Uw Eigen Secretariaat, kunnen wij de telefoon voor je aannemen. Wij zorgen ervoor dat de bellers merken dat ze gehoord worden, dat ze hun vraag of verhaal kwijt kunnen, kortom: dat ze belangrijk voor je zijn!
Desgewenst kan Uw Eigen Secretariaat een gedeelte van de ‘verkoop binnendienst’ overnemen, telefonische navraag doen na het verzenden van een mailing, enzovoort. De klanten en relaties die telefonisch contact opnemen met je bedrijf of instelling worden professioneel te woord gestaan door Uw Eigen Secretariaat.
Je krijgt je binnenkomende telefoontjes via e-mail binnen enkele seconden na beëindiging van het gesprek.

Agenda

We kunnen zelfs afspraken voor je inplannen, zodat je na je vakantie direct aan de slag kunt!

Er is al een vakantie-abonnement van € 46,50 per week!

Ongestoord op vakantie en telefonisch bereikbaar? Schakel Uw Eigen Secretariaat in.

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid

 

Kuipers Uitzendbureau BV

“Wij zijn zeer tevreden over de dienstverlening die Nelly ons geleverd heeft.Tijdens onze vakantieperiode is onze telefoon naar haar bedrijf doorgeschakeld geweest zodat wij toch bereikbaar waren. Op een prettige en professionele wijze heeft zij de binnenkomende telefoontjes aangenomen en verwerkt.
Na deze goede ervaring zijn we de telefoon vaker naar Uw Eigen Secretariaat gaan doorschakelen.
Wij zijn zeer tevreden over haar dienstverlening en kunnen haar van harte aanbevelen!”
Adriaan Kuipers, eigenaar Kuipers Uitzendbureau BV Veendam