DIGITAAL ARCHIVEREN

Digitaal archiveren gaat over het opslaan van documenten en e-mails op je computer of in de Cloud, zodat je ze ook weer snel kunt terugvinden.
Vergelijk dit met een schoenenkast waarin je alle schoenen van het hele gezin door elkaar heen kunt leggen OF je slaat ze netjes gesorteerd op met bijbehorende accessoires.

Wat wil je bewaren en hoe lang?

Bedenk eerst wat je wilt bewaren. Sommige documenten zijn maar tijdelijk nodig. Anderen moet je wat langer of soms zelfs wel jarenlang bewaren. Denk aan financiële gegevens: de belastingdienst geeft hiervoor bepaalde bewaartermijnen aan. Ook voor personele gegevens zijn bepaalde wettelijke bewaartermijnen.

Hoe moet je starten met digitaal archiveren?

Het is zinvol een goede mappenstructuur te maken en te beheren. Het goed onderhouden van je digitale archief vergt regelmatige inspanning en consequent werken.
Een slecht bijgehouden of ongeordend archief is achteraf nauwelijks meer te raadplegen.
Maak een overzicht, een soort organisatieschema van de documenten die je bewaart.
Bijvoorbeeld per afdeling, soort werk, opdrachtgever, klant. Dat wordt je hoofdindeling.
Daaronder kun je nog een verdere structuur aanbrengen.
Let op: Te veel lagen in je structuur maakt het geheel niet altijd inzichtelijker! Ook met de documentnaam kun je al heel wat duidelijkheid bereiken! En je kunt altijd digitaal zoeken op documentnaam of inhoud van een document.

Waarom een mappenstructuur bij digitaal archiveren?

Met een goede mappenstructuur creëer je:
• Duidelijkheid en inzichtelijkheid voor iedereen die ermee moet werken
• Bewaartermijnen, recht van inzage enzovoort kunnen makkelijker op mapniveau worden geregeld
• De gekozen mappenstructuur kun je ook toepassen in je mailbox en in je papieren archief of andere media waar je informatie opslaat. Dit creëert eenheid en helderheid

Duurzaam digitaal archiveren in 10 stappen:

Meer weten?
Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid