Secretaresse ouderwets? MA, PA of VA?

Veel verschillende titels voor werk in hetzelfde vakgebied. Secretaresse ouderwets? MA, PA of VA?
Oftewel: Managementassistant, Personal Assistant, Virtual Assistant.

In algemene zin is een secretaresse een assistent van een ondernemer of manager.
Steeds meer ondernemers en managers besteden ondersteunende en routinematige werkzaamheden uit. Bijvoorbeeld omdat het te veel tijd kost. De ondernemer en manager houden daardoor tijd over voor meer declarabele uren, hun corebusiness of wat extra vrije tijd.

Een paar korte omschrijvingen:

• Secretaresse: werkt voor een afdeling (afdelingssecretaresse) of voor één persoon
• Personal Assistant: assisteert een persoon, dat kan zowel secretarieel als soms ook huishoudelijk
• Directiesecretaresse of Management assistent: ondersteunt de directie, geeft eventueel leiding aan het (directie)secretariaat
• Virtual assistent: een persoonlijke assistent die op afstand werkt

Het secretariaatswerk bestaat voornamelijk uit het verrichten van zeer uiteenlopende administratieve taken:

• • • ndersteunen, voorbereiden en organiseren van het werk van de baas/manager
    • beantwoorden van vragen van de baas/manager over organisatorische punten
    • bijhouden van de afsprakenagenda
    • bijhouden van correspondentie of in- en uitgaande postmappen
    • uittypen van brieven, verslagen, offertes
    • telefoon, e-mail en fax beantwoorden
    • archiveren van stukken
    • contact opnemen met klanten of patiënten
    • notuleren bij gesprekken of vergaderingen
    • organiseren van bijeenkomsten, congressen e.d.

    Een managementassistent is niet per definitie een directiesecretaresse. Het beroep managementassistant (of kortweg assistant) overkoepelt erg uiteenlopende functies en komt voor in elke bedrijfssector en bij de overheid. Het takenpakket is afgestemd op de omstandigheden: sector, grootte, bedrijf, managementstijl … en is dus niet gestandaardiseerd.
    De managementassistant is gelieerd aan één of meerdere personen voor wie zij/hij een pakket taken vervult afhankelijk van een concrete situatie. Voor deze hiërarchisch meerderen werkt zij/hij inhoudelijk, voorbereidend en ondersteunend bij de uitvoering van hun werkzaamheden. Vooral administratief en organisatorisch rekent de manager op zijn assistant: zij/hij staat in voor het organiseren van activiteiten, beheren van informatie en correspondentie en voor het tijds- en prioriteitenbeheer van de manager. De managementassistant heeft inzicht in de kernactiviteiten en strategieën van het bedrijf en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.”
    De omschrijving zegt veel over het beroep, maar lang niet alles. Betrokkenheid, flexibiliteit en meertaligheid zijn kwaliteiten die hoog ingeschat worden. De managementassistant is de rechterhand van één directeur, ondersteunt een groep van managers of een volledige afdeling. Een assistant kan een team vormen met andere assistants, al dan niet leiding geven of tijdelijke projecten coördineren. De mogelijkheden zijn even divers als het bedrijfsleven zelf. Initiatief en verantwoordelijkheid zijn facetten van het beroep waaruit managementassistants vaak het grootste werkplezier halen. Dat tekent ook de evolutie van klassieke secretaresse tot comanager die het beroep ondergaan heeft.

    Functies als topmanagementassistant:

    • Personal Assistant
    • Executive Assistant
    • Customer Relations Officer
    • Managementassistant
    • Officemanager

    Een directiesecretaresse is een beroep dat valt onder de beroepscategorie managementassistent(e) of managementassistant. Een directiesecretaresse verricht secretarieel werk voor directieleden en managers van bedrijven en organisaties.
    Dit houdt onder meer in:

    • notuleren
    • bijhouden agenda
    • correspondentie verzorgen
    • voorbereiden van vergaderingen
    • ontvangst van bezoek
    • regelen van lunches en zakenreizen

    Omdat een directiesecretaresse vaak met vertrouwelijke informatie om moet gaan, belangrijke zakelijke klanten moet begeleiden en aanspreekpunt is van de directie, worden er zwaardere eisen gesteld aan een directiesecretaresse dan aan een gewone secretaresse.

    Secretaresse ouderwets? MA, PA of VA?

    Een virtual assistant is een (directie)secretaresse of MA/PA die vanaf haar eigen kantoor ondersteunende werkzaamheden verricht voor een baas/manager/bedrijf.
    In dit digitale tijdperk kunnen dat in principe alle bovengenoemde werkzaamheden zijn. Telefoon- en mailafhandeling gaan via de cloud. Aanwezigheid in vergaderingen is weliswaar handig, maar niet eens meer noodzakelijk, omdat dit ook via een telefoon- of videoverbinding kan. Ook het uitwerken van een transcriptie kan heel goed “op afstand” gebeuren.
    Een goede virtual assistant is net zo betrokken bij de onderneming als een assistent die binnen het bedrijfsgebouw haar werkplek heeft. Het voordeel van een virtual assistent is dat de ondernemer niet hoeft te investeren in een werkplek.
    Vaak bedient een virtual assistent meerdere opdrachtgevers. De ondernemers hebben dan het voordeel van een fulltime secretaresse zonder de bijbehorende kosten. Ze betalen immers alleen de tijd die zij daadwerkelijk van haar diensten gebruik maken.
    Bij een secretariaatsbureau dat met een team werkt, heeft de opdrachtgever het voordeel dat zelfs 52 weken per jaar gebruik gemaakt kan van ingewerkte krachten.
    Secretaresse ouderwets? MA, PA of VA?

  • De voordelen voor het uitvoeren van secretariële ondersteuning door een virtual assistant:

    • de opdrachtgever betaalt alleen de daadwerkelijk gemaakte uren
    • de virtual assistant kan per klus worden ingehuurd of dagelijks beschikbaar zijn
    • de opdrachtgever hoeft voor de secretariële ondersteuning geen personeel in dienst te nemen en hoeft dus ook geen loonheffingen af te dragen of vakantiegeld te reserveren
    • de opdrachtgever hoeft geen werkplek in te richten voor secretariële ondersteuning
    • er is een professioneel kantoor beschikbaar met alle benodigde apparatuur
    • er is altijd een professionele secretaresse achter de hand die kan worden ingehuurd wanneer dat nodig is.

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid