Secretariaat op afstand nieuw? Niet voor ons!

Secretariaat op afstand nieuw? Niet voor ons! Wij werken al meer dan 10 jaar zeer effectief op (fysieke) afstand van onze klanten.

Uw Eigen Secretariaat is een volwaardig, alles-in-één secretariaatsbureau dat niets te wensen over laat. Wat secretaressetaken betreft dan. Virtual assistants, executive assistants oftewel, voor de gewone Nederlander, secretaresses verzorgen op afstand alle werkzaamheden die een opdrachtgever uit handen wil geven. En ja, dit gaat verder dan alleen brieven typen en telefoontjes aannemen – veel verder!

De coronacrisis heeft in korte tijd veel teweeggebracht. Een van de belangrijkste verschuivingen in de richting ‘ons nieuwe normaal’ is thuiswerken oftewel werken op afstand. Voor vele werknemers is dit een nieuwe ervaring maar de medewerkers van Uw Eigen Secretariaat doen al jaren niet anders. Wel met een kanttekening: meestal zijn ze in ons kantoor in Siddeburen te vinden omdat ze daar alle tools en programma’s tot hun beschikking hebben. Echter betekent in deze tijd ook bij ons werken op afstand regelmatig thuiswerken. Dubbel werken op afstand dus maar zonder dat onze opdrachtgevers er ook maar iets van merken.

Alle ruimte voor de agenda van de opdrachtgever

De medewerkers van Uw Eigen Secretariaat hebben geen eigen agenda, zij houden zich alleen maar bezig met de agenda’s van hun opdrachtgevers, zowel in letterlijke als overdrachtelijke zin. Dat houdt in eerste instantie de daadwerkelijke agenda in die foutloos wordt bijgehouden. Geen dubbele of vergeten afspraken meer, geen conference calls waarvoor geen uitnodigingen zijn verstuurd – alleen stiptheid en efficiëntie.

Maar ook in overdrachtelijke zin zijn wij de steun en toeverlaat van onze opdrachtgevers en hun agenda’s. Naast de ‘gewone’, meer routinematige secretaressewerkzaamheden als e-mail en database management, agendabeheer en notuleren denken onze medewerkers op alle fronten mee; bijvoorbeeld door het bijhouden van websites en social media, het organiseren van events, het fungeren als sparringpartner en het ondersteunen van projecten.

Kwaliteit is geen toeval

En het is ook geen toeval dat dit onze slogan is. Er wordt al jaren beweerd dat de functie van secretaresse, op afstand of op kantoor, overbodig is, dat managers ook zichzelf prima kunnen managen, dat er meer dan genoeg tools zijn om dit te faciliteren en dat de taken van de secretaresse binnenkort sowieso door AI (Artificial Intelligence) worden overgenomen.

Maar niets gaat boven persoonlijk contact en persoonlijke ondersteuning en het leveren van een kwaliteitsniveau dat alleen een ervaren en door de wol geverfde secretaresse kan bieden!

Om terug te komen op werken op afstand: het schijnt dat er in deze tijd van social distancing ook professional distancing zijn intrede heeft gedaan. De thuiswerkende officemanager heeft moeite om het dagelijkse reilen en zeilen op kantoor te blijven sturen en de secretaresse heeft minder vaak en meer oppervlakkig contact met haar manager.

Wij zijn van mening dat het aan de ondersteuner zelf is om hier op tijd bij te sturen en het heft in eigen handen te nemen. Ook dát kunt u van de medewerkers van Uw Eigen Secretariaat verwachten. Wij zijn gewend om proactief te werken en onze opdrachtgevers attent te maken op mogelijke problemen en struikelblokken en meteen met de oplossing te komen. Ook dat hoort gewoon bij onze dienstverlening.

Professionele ondersteuning is en blijft onmisbaar, ook en vooral in deze tijd.