Notuleertips

Er zijn een aantal algemene notuleertips. Een aantal tips kunnen per opdracht verschillen. Daarom zijn het ook algemene tips en geen richtlijnen 🙂
Er is natuurlijk verschil tussen de diverse verslagvormen: een letterlijk verslag, een woordelijk verslag, een uitgebreid verslag, een beknopt verslag of een beknopt analytisch verslag.
Je vindt de notuleertips hieronder in willekeurige volgorde.
Heb je tips om toe te voegen? Of heb je vragen ergens over? Laat het even weten!

Bedragen niet uitschrijven.
Dus niet: twintig duizend vijfhonderd vierennegentig euro en vijftig cent, maar: € 20.594,50. “Vijf paarden” mag wel.
Niet relevante zaken niet notuleren
“De jurist stelt een vraag.” “Dhr. B. krijgt de gelegenheid het bezwaar toe te lichten.” “Mw. J. zoekt dit op in de onderliggende stukken.” >> Alleen het resultaat telt: “Dhr. B. geeft desgevraagd een toelichting op het bezwaar.” Niet relevante opmerkingen zijn bijvoorbeeld: “Hij stelt voor eerst de bezwaarmakers het woord te geven. Daarna krijgt de initiatiefnemer de gelegenheid daarop te reageren.”
Spreektaal vermijden
“Als er tegen de last van 20 juni 2015 op 27 augustus 2015 bezwaar is gemaakt, moet dat ook nog verder getoetst worden en meegenomen worden volgens mw. S.” Vervang deze zin bijvoorbeeld door: “Mw. S. merkt op dat, als er tegen de van 20 last van 20 juni 2015 op 27 augustus 2015 bezwaar is gemaakt, dat ook nog verder getoetst en meegenomen moet worden.” >> dit geldt natuurlijk niet voor een letterlijk verslag of een woordelijk verslag.
Emoties niet in het verslag opnemen: “Dhr. B. raakt hierdoor helemaal in de war en kan de boel niet meer uit elkaar houden.” Vervang deze zin door: “Dhr. B. geeft aan dit verwarrend te vinden.”
Vermijd herhalingen!1x duidelijk opschrijven is voldoende. Het is aan de notulist om de essentie eruit te halen en goed te verwoorden. Je kunt eventueel nog aangeven, dat iemand “nogmaals benadrukt, dat…”
Leestekens in niet-letterlijke of woordelijke verslagen: Er komen in principe géén zinnen met een vraagteken in niet-letterlijke verslagen voor. Dus niet: “Wordt er dan buiten niet geschoten binnen een bepaalde periode?”, maar geef gelijk het antwoord: “Desgevraagd antwoordt dhr. W. dat de schietactiviteiten vrij beperkt zijn.”
Geen eigen woorden gebruiken als de gesproken woorden duidelijk zijn. Dit kunnen bijvoorbeeld juridische correctere termen zijn.
Voorbeeld:
“Er moet kenbaar gemaakt zijn dat de relatie de verhuurder is.” is wat anders dan “Er wordt aangegeven dat de relatie de verhuurder is.”

Algemene notuleertips

Opmerking notulist
Het je een opmerking of toevoeging die je in het verslag wilt vermelden? Laat dan duidelijk zien dat dit een opmerking van de notulist is. Dit maakt immers geen onderdeel uit van het verslag.
Zet je opmerking bijvoorbeeld tussen haakjes en in italics.
Voorbeeld bij een transcriptie:
(Opmerking notulist:in de discussie werd door elkaar gepraat en met kopjes gerommeld; notulist kon de discussie niet verstaan)
Voorbeeld bij notulen:
(Toevoeging na afsluiting van de vergadering: De gevraagde stukken zijn inmiddels ontvangen en als bijlage bij dit verslag gevoegd)

Notuleertips voor een uitgebreid verslag Moet je bij een uitgebreid verslag steeds aangeven wie aan het woord is? Zorg er dan voor dat je niet steeds dezelfde kreten achter elkaar gebruikt.
Voorbeelden:
Dhr. J. merkt op dat…
Dhr. J. merkt verder op dat…
Dhr. J. geeft verder aan dat…
Dhr. J. voegt toe dat…
Dhr. J. geeft desgevraagd aan dat… (samenvatting van vraag en antwoord)

Notuleertips voor een letterlijk verslag

Rommelige spreektaal vermijden: Leg geen nadruk op iemands ‘stuntelige’of onduidelijke zinsopbouw. Als iemand zegt: “Ik denk dat…, volgens mij….” vervang dit dan door bijvoorbeeld “Ik denk dat het ….”

Uw Eigen Secretariaat
Secretariële ondersteuning voor MKB, ZZP en overheid